¿Supervisas repartidores en campo? ¿Has tenido problemas para comprobar que las entregas se realizaron correctamente?
Sabemos que la supervisión de repartidores, ya sea para paquetería, alimentos u otros, presenta muchos retos. Uno de los principales es la falta de personal de confianza, ya que en este tipo de puestos hay mucha rotación. En casos así, es normal tener personal con poca preparación o que simplemente no está familiarizado con los procesos de la empresa.
Incluso, aunque un repartidor lleve muchos años en el mismo puesto, pueden ocurrir accidentes; por ejemplo, paquetes entregados en el lugar equivocado o sin evidencia de entrega.
Con la aplicación móvil Evidence, mejora la supervisión de entregas en campo. Esta herramienta te permitirá crear formularios de entrega para repartidores, y disminuir la posibilidad de entregas equivocadas o sin evidencia.
A continuación, te mostraremos cómo crear un formulario de entrega para repartidores, paso a paso. Para este ejemplo, generaremos un formulario que solicite la siguiente información:
- Nombre de quien recibe.
- Punto de interés (es decir, la ubicación exacta).
- Fotografía de evidencia.
- Firma de conformidad.
Por supuesto, también es posible solicitar otros elementos, como fecha y hora exactas, pero las evidencias fotográficas ya proporcionan esta información en plataforma. No obstante, tú puedes añadirlas si así lo prefieres.
¿Cómo crear un nuevo formulario?
1. Ingresa a la plataforma de monitoreo con tu usuario y contraseña.
2. En la pantalla principal, dirígete a la barra superior. Ahí, da clic en el botón Formularios.
3. La página te llevará a la sección Administrador de formularios dinámicos. A la derecha de la pantalla, sobre la franja verde, encontrarás el botón “Agregar nuevo formulario”. Da clic en él.
4. Se te pedirá introducir un título y una descripción para tu formulario. Recuerda que el título podrá verlo la persona que llene el formulario, por lo que es importante elegir un nombre que defina bien el contenido.
La descripción aparecerá en el Administrador de formularios dinámicos, por lo que únicamente es una guía para que tú, como supervisor, puedas reconocer el formulario.
5. Debajo del título y la descripción, podrás definir los permisos del formulario.
Enviar por Wi-Fi
Indica que un formulario contestado sólo podrá enviarse al supervisor cuando el dispositivo esté conectado a una red Wi-Fi. Mientras no esté conectado, el formulario aparecerá en espera de ser enviado. Esto sirve para evitar el uso innecesario de datos móviles.
Edición de capturas
Permite al personal en campo editar las imágenes que se enviaron a través del formulario. Si esta opción se activa, un representante médico podría editar la fotografía que subió de la parte exterior de un consultorio.
Validación de capturas
Al marcar esta opción, se evita que los formularios pasen directamente a “aprobados”. Antes de esto, se necesitará que un supervisor valide que el formulario se ha llenado correctamente.
Autoguardado
Indica que, mientras estás creando un formulario, la página irá guardando los cambios. De esta manera, si llegaras a salir por error, la plataforma podrá proporcionarte los cambios guardados. Se recomienda siempre seleccionar esta opción.
Una vez que hayas seleccionado los permisos, da clic en Crear
Diseño de un formulario de entrega para repartidores
6. La plataforma te mostrará un nuevo panel. Del lado izquierdo, verás el listado de controles; es decir, el tipo de preguntas o solicitudes que puedes realizar al personal que llena el formulario.
Para introducir una pregunta al formulario, da clic en el control de tu elección y lo verás aparecer en el lado derecho del panel.
7. Los formularios se dividen por hojas. En el lado inferior de la pantalla, podrás consultar en qué hoja te encuentras. Al crear un nuevo formulario, éste solo tendrá una hoja, representada por el número 1, sobre un círculo azul.
Primera hoja
8. De manera predeterminada, el lado derecho del panel tendrá un cuadro de texto donde deberás ingresar el título de la primera hoja. Para este ejemplo, escribe “DATOS GENERALES”.
Recuerda que tus repartidores podrán visualizar estos títulos.
9. Ahora, en el menú izquierdo, da clic en Caja de texto. Esto la añadirá al formulario.
Las cajas de texto permiten que el usuario introduzca una respuesta libre, ya sea en formato de texto, número, teléfono, email o moneda.
10. En el recuadro “Contenido de etiqueta”, añade una instrucción para que tu repartidor sepa qué contestar. En este caso, escribiremos “Nombre de quien recibe”.
11. A la derecha, encontrarás la casilla “Obligatorio”. Selecciónala para que tu personal en campo deba contestarla antes de enviar el formulario. De lo contrario, podrían saltar la pregunta.
Utiliza esta opción para todas las preguntas que creas necesarias.
12. Listo. Has completado la primera hoja del formulario de tu formulario de entrega para repartidores. Para añadir una nueva hoja a tu formulario, dirígete a la parte inferior del panel y da clic en el ícono +. Esto te llevará automáticamente a una segunda hoja.
Segunda hoja
13. Primero, coloca un título para esta hoja. Siguiendo con nuestro ejemplo, la llamaremos “LUGAR DE ENTREGA”.
14. Dirígete al menú izquierdo del panel. En la parte superior de éste, encontrarás el texto “Control de Tipo:”, seguido de una barra desplegable. Selecciónala y da clic en Compuesto. Esto te mostrará una nueva lista de controles; es decir, preguntas que puedes añadir a tu formulario.
La principal diferencia entre los controles básicos y compuestos es que los compuestos deben colocarse cada uno en una hoja distinta. Además, los controles compuestos solicitan información más compleja, como fotografías o documentos.
15. Selecciona un control del tipo Punto Interés. Éste permite al usuario ingresar su ubicación actual exacta, junto a un comentario. La ventaja de este control es que no es posible modificar las coordenadas; por lo tanto, puedes estar seguro de que esa es la ubicación real de tu repartidor al momento de contestar el formulario.
16. Una vez que hayas terminado, dirígete a la parte inferior del panel y da clic en el símbolo + para crear una nueva hoja.
Tercera hoja
17. Esta nueva hoja tendrá el título “FOTO DE EVIDENCIA”.
18. Selecciona un control del tipo Fotografía. Esto permitirá que el repartidor añada una fotografía que compruebe la entrega.
19. Posteriormente, añade una nueva hoja.
Cuarta hoja
20. Esta nueva hoja tendrá el título “FIRMA DE QUIEN RECIBE”.
21. Añade un control del tipo Firma digital. Con esto, estarás solicitando una firma de evidencia al final de tu formulario.
Nota: Recuerda que este es un ejemplo, por lo que no es necesario que añadas las mismas preguntas o las ordenes de la misma manera. Organiza tu formulario como creas conveniente para tu propósito.
22. Cuando estés satisfecho con el armado de tu formulario, da clic en Siguiente.
Guarda tu formulario
23. Esto te llevará al panel Asignación de dispositivos. Elige en qué dispositivos quieres que aparezca tu formulario; es decir, qué colaboradores podrán encontrar este formulario en su aplicación Evidence.
24. Cuando hayas finalizado, da clic en Guardar.
El panel se cerrará y verás un recuadro verde en la esquina superior derecha de la pantalla. Éste te confirmará que el formulario se creó.
25. Listo. Podrás encontrar el formulario enlistado en la sección Administrador de formularios dinámicos.