Los catálogos son complementos para la creación de formularios; nos ayudan a obtener información de forma ordenada y sencilla. En el formulario, los catálogos se verán como barras desplegables, que ofrecerán distintas opciones.
Existen muchas maneras en las que los catálogos pueden ayudarnos a construir un formulario para promotoría. En este tutorial nos enfocaremos en crear un catálogo para promotores por zona; es decir, que solicite la siguiente información, en orden:
- Zona en la que se encuentra el promotor.
- Nombre del promotor.
Al obtener esta información, el formulario deberá arrojar por defecto los siguientes datos:
- Número de empleado.
- Número de teléfono.
Ahora que sabemos lo que queremos obtener, comencemos a crear nuestro catálogo para promotores por zona.
Pasos para crear un nuevo catálogo
1. Accede a la plataforma de monitoreo con tu usuario y contraseña.
2. En la pantalla principal, dirígete a la barra superior. Ahí, da clic en el botón Formularios.
3. La página te llevará a la sección Administrador de formularios dinámicos. Justo debajo de la barra superior, encontrarás un menú gris con diferentes botones. Selecciona el que dice “Formularios”. Esto desplegará tres opciones; da clic en Catálogos.
4. Ahora irás a la sección Administrador de catálogos. A la derecha del título –sobre la barra verde– encontrarás el botón “Descargar demo”. Da clic en él. Esto iniciará la descarga de un documento en formato “xlsx”, titulado “Demo File”.
Nota: Asegúrate de que tu navegador permita las descargas del sitio; de lo contrario, deberás solucionar esto en la configuración.
5. Una vez que la descarga haya finalizado, abre el archivo.
Diseño del catálogo para promotores por zona
Dentro del archivo de Excel, encontrarás tres hojas: “Primera lista”, “Segunda lista” y “Tercera lista”. Cada una de ellas funcionará como una base de datos que, al contestar el formulario, te ofrecerá las opciones que hayas configurado. El usuario de Evidence, es decir, la persona que llena la información, verá el nombre de las listas como el título de cada desplegable.
Antes de iniciar con el diseño, recuerda cambiar el nombre de tu archivo por alguno que puedas identificar posteriormente en la plataforma. Para este ejemplo, usaremos el nombre:
6. En Primera lista podrás encontrar dos columnas llamadas “id_principal” y “valor”. No cambies estos nombres, ya que servirán para que la plataforma pueda reconocer el archivo como un catálogo.
7. En la columna “id_principal”, enumera la lista a partir de cero, como se muestra en el ejemplo:
8. En la columna de “valor” de la primera hoja, añade las zonas que atienden tus promotores.
9. En la hoja Segunda lista, encontrarás tres columnas: “id_secundario”, “valor” y “id_principal”. En “valor”, enlista los nombres de tus agentes de promotoría.
10. En la columna “id_secundario”, enumera la lista a partir de cero.
11. En la columna “id_principal”, añade el número que corresponda a la zona donde opera cada promotor. Los números se obtienen de la hoja Primera lista.
Por ejemplo, en Primera lista escribimos “Querétaro” y le asignamos el número “1”; por lo tanto, cualquier promotor de Querétaro enlistado en Segunda lista, deberá tener el número “1” en la columna “id_principal”.
12. Después, vamos a borrar la última hoja, ya que no la necesitamos para este catálogo. Para hacer esto, hacemos clic derecho sobre el hombre de la tercera hoja y damos clic en “borrar”.
Etiquetas
Los pasos anteriores son suficientes para tener listo un catálogo, pero podemos también añadir información adicional. Para este ejemplo, quizá sería útil tener a la mano el número de empleado del promotor, así como su número telefónico. Datos que, si bien pueden encontrarse mediante una búsqueda en una base de datos, es útil tenerlos registrados en el mismo documento.
Veamos los pasos para añadir esta información a nuestro catálogo:
13. En la hoja Segunda lista de nuestro documento de Excel, utilizaremos las columnas a partir de la D para introducir datos adicionales. En este ejemplo, utilizaremos las columnas D y E.
14. En la casilla D1, escribiremos “No. de empleado”; en la E1, “Teléfono”.
15. Ahora, en cada columna enlistaremos los datos que correspondan a cada promotor.
¡Eso es todo! Esta información se desplegará en tu formulario, una vez que hayas llenado todos los campos del catálogo.
Sube el catálogo a la plataforma
16. Al terminar el catálogo, verifica que toda la información sea correcta y que la numeración coincida.
17. Antes de guardar el archivo, cambia el nombre de todas las hojas del documento. Recuerda que estos nombres aparecerán en el formulario que verán los representantes médicos.
Para este ejemplo, cambiaremos el nombre de la hoja “Primera lista” por “Zona” y “Segunda lista” por “Promotor”.
18. Guarda el archivo. Si realizaste el catálogo en Google Sheets, dirígete al menú superior en el apartado de archivo y selecciona la opción Descargar > Microsoft Excel. Si estás trabajando directamente desde Excel, sólo necesitas guardarlo.
19. Ahora, vuelve a la plataforma de monitoreo en el navegador. Si se ha cerrado la sesión, deberás ingresar de nuevo con tu usuario y contraseña.
20. Dirígete nuevamente a la sección de Formularios > Catálogos. (Ver pasos 2 y 3)
21. La página te dirigirá al Administrador de catálogos. A la derecha del título –sobre la barra verde– encontrarás tres botones grises. Da clic sobre Subir archivo Excel y selecciona el que acabas de modificar. Da clic en Abrir.
22. Si tu catálogo se ha subido a la plataforma correctamente, verás un recuadro verde en la esquina superior derecha de la pantalla, con el texto: “Catálogo de usuario. Catálogo procesado correctamente”.
Si, en lugar del recuadro verde, aparece uno rojo advirtiendo que algo ha salido mal, es probable que haya algún error con el archivo de Excel. En este caso, vuelve al documento y verifica que todos los datos sean correctos y que no hayas modificado el título de las columnas predeterminadas.
¡Listo! Ahora tienes un nuevo catálogo para agregar a tus formularios. En los próximos tutoriales, te mostraremos cómo crear distintos catálogos para promotoría. Sigue consultando nuestro blog, dando clic aquí.
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