Como posiblemente ya sepas, los catálogos son un complemento para crear formularios más efectivos en Evidence. Un catálogo para vendedores, entonces, será aquel que permita agilizar el proceso de llenado de formularios para vendedores en campo. 

Si ninguno de estos términos te resulta familiar, prueba conociendo más acerca de la app Evidence. También puedes descubrir qué son los formularios, dando clic aquí. 

Para este ejemplo, crearemos un catálogo para vendedores, que actúe de la siguiente manera: 

1. Primero, el catálogo preguntará qué tipo de cliente se está visitando, y desplegará 3 opciones:

• Nuevo
• Existente
• Potencial

2. En caso de que se haya seleccionado la opción “Existente”, el catálogo desplegará una lista con el nombre de los clientes activos. 

Sabemos que, en algunos casos, hay clientes que solo realizan una compra a la empresa y quizá su interacción es muy breve. Para este tipo de catálogo, sería conveniente no incluir a este tipo de clientes, ya que eso requeriría una constante actualización.

Si lo deseas, podrías incluir la opción “Inactivo” y permitir que tus vendedores introduzcan el nombre del cliente de forma manual. 

Para este ejemplo, entonces, utilizaremos los criterios ya mencionados. Acompáñanos a crear este catálogo para vendedores en campo.

Crea un nuevo catálogo

1. Accede a la plataforma de monitoreo con tu usuario y contraseña.

2. En la pantalla principal, dirígete a la barra superior. Ahí, da clic en el botón Formularios. 

3. La página te llevará a la sección Administrador de formularios dinámicos. Justo debajo de la barra superior, encontrarás un menú gris con diferentes botones. Selecciona el que dice “Formularios”. Esto desplegará tres opciones; da clic en Catálogos.

4. Se abrirá la sección Administrador de catálogos. A la derecha del título –sobre la barra verde– encontrarás el botón “Descargar demo”. Da clic en él.

Esto iniciará la descarga de un documento en formato “xlsx”, titulado “Demo File”.

Nota: Asegúrate de que tu navegador permita las descargas del sitio; de lo contrario, deberás solucionar esto en la configuración. 

5. Una vez que la descarga haya finalizado, abre el archivo.

Diseño del catálogo para vendedores en campo

Dentro del archivo de Excel, encontrarás tres hojas: “Primera lista”, “Segunda lista” y “Tercera lista”. Cada una de ellas funcionará como una base de datos que, al contestar el formulario, ofrecerá las opciones configuradas.

Antes de iniciar con el diseño, recuerda cambiar el nombre de tu archivo por alguno que puedas identificar posteriormente en la plataforma. Para este ejemplo, usaremos el nombre “Catálogo de clientes”.

Hoja “Primera lista”

6. En la hoja Primera lista, podrás encontrar dos columnas llamadas “id_principal” y “valor”. No cambies estos nombres, ya que servirán para que la plataforma pueda reconocer el archivo como un catálogo.

7. En todas las hojas, la columna “id_principal” estará numerada a partir de 0. Añade o elimina números, de ser necesario.

8. Por default, el documento contiene información que te servirá de ejemplo, dentro de las columnas. Puedes borrar estos datos, siempre procurando ––como ya mencionamos–– no eliminar los títulos “valor”, “id_principal”, “id_secundario”, etc.

9. En la columna “valor” de la primera hoja, añade los criterios:

• Nuevo

• Existente

• Potencial

Cada uno debe ir en una fila distinta. 

Hoja “Segunda lista”

10. En la hoja Segunda lista, encontrarás tres columnas: “id_secundario”, “valor” y “id_principal”. En “valor”, enlista a todos tus clientes existentes. 

11. En la columna “id_principal”, asigna el número 2 en todas las filas donde colocaste el nombre de un cliente. Es decir; si introdujiste 100 clientes, deberás poner el número “2” 100 veces.

Por supuesto, esto se puede hacer de forma rápida. Introduce este número en dos filas consecutivas; selecciónalas y arrastra hacia abajo, para repetir el número en las casillas que elijas. 

¿Por qué este número?

Al colocar el número 2, que fue el asignado al criterio “Existente” en la hoja 1, estamos solicitando al catálogo que, cuando el vendedor seleccione esta opción, deberá aparecer la lista de clientes. De lo contrario, no aparecerá ninguna lista. 

Cuando creemos el formulario para vendedores (en próximos artículos), será posible añadir una casilla que permita al vendedor introducir un nombre de forma manual. 

Hoja “Tercera lista”

12. Para este catálogo, no necesitaremos esta hoja. Es necesario que la elimines, antes de subirlo a la plataforma de monitoreo. 

Solo da clic derecho sobre el nombre de la hoja ––en la parte inferior del archivo de Excel–– y selecciona “Borrar”. 

¡Listo! Has creado tu catálogo para vendedores en campo. 

Sube el catálogo a la plataforma

1. Al finalizar, verifica que toda la información sea correcta.
2. Guarda el archivo. Si realizaste el catálogo en Google Sheets, dirígete al menú superior en el apartado de archivo y selecciona la opción Descargar > Microsoft Excel. Si estás trabajando directamente desde Excel, sólo necesitas guardarlo.
3. Ahora, vuelve a la plataforma de monitoreo en el navegador. Si se ha cerrado la sesión, deberás ingresar de nuevo con tu usuario y contraseña. 
4. Dirígete nuevamente a la sección de Formularios > Catálogos. (Ver pasos 2 y 3)
5. La página te dirigirá al Administrador de catálogos. A la derecha del título –sobre la barra verde– encontrarás tres botones grises. Da clic sobre Subir archivo Excel y selecciona el que acabas de modificar. Da clic en Abrir.
6. Si tu catálogo se ha subido a la plataforma correctamente, verás un recuadro verde en la esquina superior derecha de la pantalla, con el texto: “Catálogo de usuario. Catálogo procesado correctamente”. 

Si, en lugar del recuadro verde, aparece uno rojo advirtiendo que algo ha salido mal, es probable que haya algún error con el archivo de Excel. En este caso, vuelve al documento y verifica que todos los datos sean correctos y que no hayas modificado el título de las columnas predeterminadas. 

¡Listo! Ahora tienes un nuevo catálogo para agregar a tus formularios.

Sigue consultando nuestro blog. Pronto te mostraremos cómo crear formularios para vendedores. ¡No te lo pierdas!. Visítanos, dando clic aquí.

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