Los formularios son una de las herramientas clave de la aplicación móvil Evidence. Por lo tanto, cuando hablamos de un formulario para vendedores, nos referimos a una herramienta para personal en campo. Específicamente, usuarios de la app.
Con los formularios, tus vendedores podrán registrar pruebas del trabajo realizado durante su jornada laboral. Tú, como supervisor, tienes la posibilidad de crear y asignar formularios, mediante la plataforma de monitoreo de Ubiqo.
Ahora; los campos dentro de un formulario para vendedores, dependerán de las necesidades de tu industria o empresa en específico.
Por ejemplo, imagina que gestionas personal en distintas ciudades. Entonces, quizá quieras comenzar tu formulario con un campo que pregunte en qué ciudad se encuentra el usuario. Todo dependerá de la información que consideres relevante.
En esta ocasión, crearemos un formulario para vendedores en una misma ciudad. Su propósito será registrar las visitas del usuario: a quién visitó, dónde, qué se habló, etc. Se trata de un formulario simple, que solicitará la siguiente información:
- Tipo de cliente: nuevo, existente o potencial (esto se puede obtener ingresando el catálogo de clientes, que creamos en un artículo pasado. Para consultarlo, da clic aquí).
- Motivo de la visita: Seguimiento, toma de pedido, cobranza, reclamación, u otro.
- Punto de interés (es decir, la ubicación exacta).
- ¿Se concretó una venta?: sí o no.
- Objeciones o razones por las que no se concretó venta (si aplica).
Por supuesto, este es solo un ejemplo y tú puedes añadir o quitar los campos que consideres necesarios.
Ahora, acompáñanos a crear un formulario para vendedores en campo. ¡Descubrirás que es muy sencillo!
¿Cómo crear un nuevo formulario?
1. Ingresa a la plataforma de monitoreo con tu usuario y contraseña.
2. En la pantalla principal, dirígete a la barra superior. Ahí, da clic en el botón Formularios.
3. La página te llevará a la sección Administrador de formularios dinámicos. A la derecha de la pantalla, sobre la franja verde, encontrarás el botón “Agregar nuevo formulario”. Da clic en él.
4. Se te pedirá introducir un título y una descripción para tu formulario. Recuerda que el título podrá verlo la persona que llene el formulario, por lo que es importante elegir un nombre que defina bien el contenido.
La descripción aparecerá en el Administrador de formularios dinámicos, por lo que únicamente es una guía para que tú, como supervisor, puedas reconocer el formulario.
5. Debajo del título y la descripción, podrás definir los permisos del formulario.
Enviar por Wi-Fi
Indica que un formulario contestado sólo podrá enviarse al supervisor cuando el dispositivo esté conectado a una red Wi-Fi. Mientras no esté conectado, el formulario aparecerá en espera de ser enviado. Esto sirve para evitar el uso innecesario de datos móviles.
Edición de capturas
Permite al personal en campo editar las imágenes que se enviaron a través del formulario. Si esta opción se activa, un representante médico podría editar la fotografía que subió de la parte exterior de un consultorio.
Validación de capturas
Al marcar esta opción, se evita que los formularios pasen directamente a “aprobados”. Antes de esto, se necesitará que un supervisor valide que el formulario se ha llenado correctamente.
Autoguardado
Indica que, mientras estás creando un formulario, la página irá guardando los cambios. De esta manera, si llegaras a salir por error, la plataforma podrá proporcionarte los cambios guardados. Se recomienda siempre seleccionar esta opción.
Una vez que hayas seleccionado los permisos, da clic en Crear
Diseño de un formulario para vendedores en campo
6. La plataforma te mostrará un nuevo panel. Del lado izquierdo, verás el listado de controles; es decir, el tipo de preguntas o solicitudes que puedes realizar al personal que llena el formulario.
Para introducir una pregunta al formulario, da clic en el control de tu elección y lo verás aparecer en el lado derecho del panel.
7. Los formularios se dividen por hojas. En el lado inferior de la pantalla, podrás consultar en qué hoja te encuentras. Al crear un nuevo formulario, éste solo tendrá una hoja, representada por el número 1, sobre un círculo azul.
Primera hoja
8. De manera predeterminada, el lado derecho del panel tendrá un cuadro de texto donde deberás ingresar el título de la primera hoja. Para este ejemplo, escribe “TIPO DE VISITA”.
Recuerda que tus vendedores podrán visualizar este título.
9. Lo primero que haremos, será añadir nuestro catálogo de clientes existentes. Para ello, en el menú izquierdo, da clic en Catálogo. Del lado derecho, verás un nuevo apartado. En la caja de texto, coloca el nombre que tus vendedores verán. Nosotros lo titularemos “Tipo de cliente”.
10. Debajo, hay una barra desplegable. Selecciona el catálogo que creaste; para ello, es muy importante que tengas presente el nombre con el que lo guardaste en plataforma. En nuestro caso, se tituló “Catálogo de clientes”.
11. A la derecha, encontrarás la casilla “Obligatorio”. Selecciónala para que tu personal en campo deba contestarla antes de enviar el formulario. De lo contrario, podrían saltar la pregunta.
Utiliza esta opción para todas las preguntas que creas necesarias.
12. Ahora, necesitamos que el vendedor indique el motivo de su visita. Para ello, le daremos múltiples opciones, que podrá marcar según sea necesario.
Del lado izquierdo, en la lista de controles de tipo básico, selecciona Opciones múltiples. En el recuadro “Contenido de etiqueta”, añade el texto “Motivo de visita”, como instrucción.
RECUERDA:
La diferencia entre el control de “Opciones” y “Opciones múltiples” es que el primero limita las respuestas a una, mientras que el segundo (como el nombre lo indica), permite añadir cuantas respuestas sean necesarias.
En este caso, utilizamos “Opciones múltiples”, por si se da el caso de que la visita abarque más de un tema, como cobranza y la respuesta a un reclamo.
13. Debajo, agrega las siguientes opciones:
- Seguimiento
- Toma de pedido
- Cobranza
- Reclamación
- Otro
14. Listo. Has completado la primera hoja de tu formulario para vendedores en campo. Para añadir una nueva hoja a tu formulario, dirígete a la parte inferior del panel y da clic en el ícono “+”. Esto te llevará automáticamente a una segunda hoja.
Segunda hoja
15. Primero, coloca un título para esta hoja. Siguiendo con nuestro ejemplo, la llamaremos “LUGAR DE LA VISITA”.
16. Dirígete al menú izquierdo del panel. En la parte superior de éste, encontrarás el texto “Control de Tipo:”, seguido de una barra desplegable. Selecciónala y da clic en Compuesto. Esto te mostrará una nueva lista de controles; es decir, preguntas que puedes añadir a tu formulario.
La principal diferencia entre los controles básicos y compuestos es que los compuestos deben colocarse cada uno en una hoja distinta. Además, los controles compuestos solicitan información más compleja, como fotografías o documentos.
17. Selecciona un control del tipo Punto Interés. Éste permite al usuario ingresar su ubicación actual exacta, junto a un comentario. La ventaja de este control es que no es posible modificar las coordenadas; por lo tanto, puedes estar seguro de que esa es la ubicación real de tu vendedor al momento de contestar el formulario.
18. Una vez que hayas terminado, dirígete a la parte inferior del panel y da clic en el símbolo “+”, para crear una nueva hoja.
Tercera hoja
19. Esta nueva hoja tendrá el título “RESULTADOS”.
20. Del lado izquierdo, en la lista de controles de tipo básico, selecciona Opciones. Añade un nombre para este campo, en el cuadro de texto junto a él. En este caso, colocaremos la pregunta “¿Se concretó una venta?”.
21. Debajo, agrega las opciones:
- Sí
- No
22. Posteriormente, en el menú izquierdo, da clic en Caja de texto. Esta se titulará “Objeciones o razones por las que no se concretó venta”. En la barra desplegable a la derecha de este nuevo control, asegúrate de que esté activada la opción Texto. Esto significa que la persona que conteste el formulario, solo podrá introducir datos de este tipo.
23. Cuando estés satisfecho con el armado de tu formulario, da clic en Siguiente.
Guarda tu formulario para vendedores
24. Esto te llevará al panel Asignación de dispositivos. Elige en qué dispositivos quieres que aparezca tu formulario; es decir, qué colaboradores podrán encontrar este formulario en su aplicación Evidence.
25. Cuando hayas finalizado, da clic en Guardar.
El panel se cerrará y verás un recuadro verde en la esquina superior derecha de la pantalla. Este te confirmará que el formulario se creó.
26. Listo. Podrás encontrar el formulario enlistado en la sección Administrador de formularios dinámicos.
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