WMS son las siglas para el término “Warehouse Management System”, que se traduce como “Sistema de gestión de almacenes”. Se trata de un software especializado diseñado para optimizar y controlar las operaciones dentro de un almacén o centro de distribución.

Un sistema WMS ayuda a gestionar de manera eficiente el flujo de productos: recepción, almacenamiento, picking, embalaje y envío. Algunas de las funciones típicas de un WMS incluyen la gestión de inventario, planificación de rutas, asignación de tareas, seguimiento de pedidos y la generación de informes. Utilizando tecnologías como la identificación por radiofrecuencia (RFID) o el escaneo de códigos de barras, un WMS proporciona una visibilidad en tiempo real del inventario y mejora la precisión y la eficiencia en la administración de almacenes. 

En este artículo buscamos aclarar cuestiones básicas respecto al WMS: cómo funciona, cómo elegir uno y dónde adquirirlo. 

¿Cómo funciona un WMS?

Un sistema WMS funciona coordinando y optimizando todas las actividades dentro de un almacén o centro de distribución. 

1. Recepción de mercancías: Cuando llegan los productos al almacén, se registran en el sistema WMS. Esto incluye la comprobación de los productos recibidos y su cantidad, así como su ubicación inicial en el almacén.
2. Almacenamiento: El sistema WMS asigna automáticamente ubicaciones de almacenamiento para los productos recibidos según reglas predefinidas, como el tamaño, el peso, la rotación de inventario y las características del producto. También gestiona la ubicación de los productos en el almacén para optimizar el espacio disponible.
3. Gestión de inventario: El sistema WMS mantiene un registro actualizado del inventario en tiempo real. Esto incluye la cantidad de productos en stock, su ubicación exacta dentro del almacén y cualquier movimiento o cambio en el inventario, como entradas, salidas o transferencias entre ubicaciones.
4. Picking: Cuando se genera un pedido –ya sea para clientes externos o para abastecer líneas de producción internas–, el sistema WMS determina la ruta óptima para recoger los productos del almacén.
5. Embalaje y preparación para el envío: Una vez que se han recogido todos los productos para un pedido, el sistema WMS coordina el proceso de embalaje. Esto incluye asegurar que los productos sean empacados correctamente y que se generen etiquetas de envío precisas. También gestiona la preparación de la documentación necesaria para el transporte, como facturas. 
6. Envío: El sistema WMS coordina la carga de los productos en los vehículos de transporte adecuados, ya sea camiones, contenedores o paletas.
7. Gestión de devoluciones: Si un cliente devuelve productos, el sistema WMS gestiona el proceso de devolución. Esto quiere decir que registra los productos devueltos, evaluando su condición y reintegrándolos al inventario si es posible.

¿Qué debo tener en cuenta al elegir un WMS?

Al elegir un WMS, es importante considerar varios puntos clave para asegurarse de que cumpla con las necesidades específicas de tu negocio. Algunos de estos incluyen:

• Funcionalidad: Evaluar si el sistema cubre todas las funciones necesarias para las operaciones de tu almacén; es decir, todo lo que enlistamos anteriormente.
• Integración: Asegurarse de que el WMS pueda integrarse sin problemas con otros sistemas empresariales existentes, como sistemas ERP u otro software de gestión.
• Escalabilidad: Considerar si el sistema puede crecer y adaptarse fácilmente a medida que tu negocio crezca y evolucione en el futuro.
• Personalización: Evaluar la capacidad del WMS para adaptarse a los procesos específicos y las necesidades únicas de tu negocio mediante la configuración o personalización.
• Facilidad de uso: Buscar un sistema que sea intuitivo y fácil de usar para los empleados, lo que facilitará la adopción y el entrenamiento.
• Tecnología de soporte: Considerar si el WMS utiliza tecnologías modernas, como la identificación por radiofrecuencia (RFID), el escaneo de códigos de barras, o la computación en la nube, que pueden mejorar la eficiencia y la precisión de las operaciones.
• Soporte y servicio al cliente: Evaluar la calidad del soporte técnico y el servicio al cliente ofrecido por el proveedor del WMS, incluyendo tiempos de respuesta, disponibilidad y calidad de las actualizaciones y mantenimiento.
• Costo: Analizar el costo total de propiedad del sistema, incluyendo licencias, implementación, mantenimiento y cualquier otro gasto asociado.

Considerar estos puntos clave te ayudará a tomar una decisión informada al elegir un WMS que se ajuste a las necesidades y objetivos de tu negocio.

¿Cómo puedo conseguir un sistema WMS?

En el mercado encontrarás una amplia variedad de ofertas para la administración de un almacén. Aquí enlistamos algunas de las opciones que puedes considerar para obtener tu solución. 

• Proveedores de software especializado: Existen numerosos proveedores de software que se especializan en sistemas de gestión de almacenes. Puedes investigar y contactar a estos proveedores para obtener información sobre sus productos, funcionalidades y precios.
• Consultores en tecnología y logística: Puedes contratar a consultores especializados en tecnología y logística para que te asesoren en la selección, implementación y personalización de un sistema WMS que se adapte a las necesidades específicas de tu negocio.
• Desarrollo personalizado: Si tus necesidades son muy específicas y no encuentras un sistema WMS que se ajuste perfectamente, puedes considerar la opción de desarrollar un sistema a medida para tu negocio. Esto generalmente implica trabajar con un equipo de desarrolladores de software para crear un sistema personalizado desde cero o adaptar una solución existente a tus requerimientos específicos.
• Plataformas en la nube: Cada vez más, existen opciones de sistemas WMS basados en la nube que ofrecen una forma flexible y escalable de gestionar tus operaciones de almacén. Estas soluciones suelen tener costos iniciales más bajos y pueden ser más fáciles de implementar y mantener que los sistemas tradicionales.

Sistema de gestión de almacenes

Independientemente del método que elijas para administrar tu almacén, es importante realizar una investigación exhaustiva. Evalúa las necesidades de tu negocio y solicita demostraciones o pruebas de los sistemas antes de tomar una decisión. También es recomendable consultar con expertos en logística y tecnología para obtener orientación adicional durante el proceso de selección.

Recuerda considerar todos los puntos enlistados en este artículo. Sobre todo, piensa a futuro: elige la opción que se adapte mejor a lo que ambicionas para tu empresa y no a lo que tienes de momento. Si bien es posible cambiar tu sistema WMS en cualquier momento, rara vez será una tarea sencilla. 

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