El personal técnico como instaladores y equipo de soporte en sitio, suelen realizar trabajos en el lugar del cliente. Sin embargo, muchas veces esto genera quejas de mal servicio, reclamaciones por dejar el lugar de trabajo sucio o daño en paredes y pisos. Pero con la herramienta adecuada, es posible solicitar evidencia de trabajo y de cómo se entregó el lugar.
La supervisión de trabajo puede simplificarse con fotografías. Éstas pueden utilizarse como evidencia, siempre y cuando no sea posible modificarlas y pueda comprobarse que se capturaron en el día y lugar establecido. De nada sirve tener pruebas poco confiables ni que tus técnicos tomen fotografías que reutilicen como evidencia de trabajo entre múltiples clientes. Esto únicamente puede causarte problemas.
Con una app de evidencia de trabajo es posible. La diferencia entre una aplicación especialmente para empresas contra aquellas de uso gratuito y de mensajería instantánea populares como Whatsapp y Messenger, es que, éstas permiten adjuntar fotografías desde el carrete o galería del teléfono. Estas fotografías pueden ser alteradas, editadas con otras apps y no contar con la información de fecha y ubicación confiable.
¿Cómo aprovechar la app para evidencia de trabajo?
La aplicación móvil Evidence para Android es muy sencilla de utilizar y cuenta con dos herramientas excelentes para esta tarea: evidencia fotográfica y formularios dinámicos.
Con el botón de evidencia, tu personal puede capturar fotos rápidamente y enviarlas al supervisor; mientras que, con los formularios digitales, tu supervisor puede solicitar que llenen formatos que incluyan una combinación entre texto y fotos o sean únicamente fotografías. La diferencia es que en el formulario puedes solicitar varias capturas de foto y marcarlas como obligatorias. Si no toman todas, no podrán enviártelo.
Solicita evidencia fotográfica de antes del trabajo.
Para tener un respaldo de las condiciones del lugar de trabajo previo al servicio.
Pide imágenes del producto a instalar.
En caso de ser un servicio puedes solicitar fotografías de las herramientas a usar.
Solicita fotografías de cómo quedó el trabajo realizado.
Cuidando que se muestre claramente tanto el producto instalado como el área de trabajo.
Y en cuanto a la confiabilidad de la información, Evidence te tiene respaldado. Cada captura de fotografía de evidencia de trabajo trae consigo la fecha, hora y ubicación con coordenadas donde fue tomada. Al descargar el reporte, podrás ver toda esta información.
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Informes personalizables y reportes
Al diseñar tu formulario digital para la app de evidencia de trabajo, puedes incluir todo tipo de controles para que tu personal capture la información que tú necesitas. Por ejemplo, Evidence cuenta con controles básicos que incluyen cajas de texto, números y listados de información (también llamados catálogos) y controles compuestos para registrar ubicaciones en el mapa, firmas digitales y por supuesto, evidencia fotográfica.
Esto significa que puedes mezclar todos los componentes disponibles para crear el formulario ideal para tu operación, asignarlo a tus técnicos e instaladores y ellos lo tendrán disponible en su app móvil Evidence para trabajar.
La plataforma web de Ubiqo ofrece un diseño muy fácil de usar para armar tus formularios. Podrás colocar los componentes simplemente arrastrándolos a las hojas o páginas de tu formulario y configurarlos allí mismo sin necesidad de conocimientos técnicos. Además, contamos con capacitaciones y soporte técnico para resolver todas tus dudas.
Puedes diseñar todos los formularios que necesites, de manera ilimitada. Éstos estarán disponibles para que todo tu personal operativo los llene, y no tendrás que enviárselos una y otra vez.
Informes personalizables y reportes
Otra de las grandes ventajas de una aplicación de trabajo con evidencia de trabajo, contra las apps de mensajería gratuitas, es que puedes descargar la información de manera ordenada y formatos Excel y PDF. ¿Qué significa esto? Que tu personal administrativo no tendrá que recapturar todo, organizarlo y tampoco cometerá errores al hacer esta labor.
A través de la plataforma web de monitor de Ubiqo puedes descargar los reportes de capturas de evidencia de trabajo y formularios dinámicos. Estos reportes puedes tenerlos tanto en formato Excel como en informes PDF.
Una vez que tu personal operativo llene sus formularios, podrás descargar toda la información a través del módulo de reportes. No necesitas esperar más a que regresen al corporativo para revisar sus documentos. Todo se envía al momento con datos móviles o red WiFi.
App para evidencia de trabajo con Informes PDF
Para tener un control mucho más rápido y ordenado, la plataforma de monitoreo de Ubiqo te permite crear “plantillas” de informes PDF. Estos informes se diseñan una vez a través del editor y puedes generarlos en automático o personalizarlos con tus colores, logo, e imágenes.
Cada que tus instaladores y técnicos llenen un formulario y lo envíen, podrás descargar tu informe con este formato personalizado sin tener que armar el reporte una y otra vez por cada formulario. Esto ofrece una ventaja considerable que las aplicaciones gratuitas no tienen pero aquellas apps de evidencia de trabajo como Evidence, sí.
De esta manera podrás organizar toda la información como mejor la necesites, ya sea por evidencia de trabajo por instalador, por cliente o folio. Todo quedará listo para ser revisado por tu supervisor y archivado en tu empresa.
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