La creación de formularios es de suma importancia en diferentes ámbitos laborales. Puede ayudarte, por ejemplo, al repartir mercancía, tomar evidencia sobre alguna instalación, o llevar el seguimiento de un incidente como podría ser la labor de los ajustadores de seguros. En esta nota de blog, te enseñaré a crear un formulario dinámico para dar seguimiento y registrar información que puede ser muy útil en tu día a día como ajustador o supervisor de seguros.

La labor por naturaleza de un ajustador de seguros es la de analizar y dar seguimiento al incidente ya sea un choque, robo, o siniestro en general, de un vehículo asegurado; Además de determinar el monto aproximado de los daños, entre otras más actividades.

Ésto puede resultar ser una tarea bastante complicada, ya que requiere llevar toda la documentación para el registro de información en físico (es decir, en papel), y se corre el riesgo de que se pueda traspapelar con otros documentos. Sin contar la posibilidad de tener errores en la captura, así como la falta de elementos o  evidencias suficientes para darle el correcto seguimiento al siniestro. Con las aplicaciones digitales para trabajo, esto puede solucionarse. 

A continuación, te mostraré cómo mediante el uso de la aplicación móvil para trabajo en campo Evidence, se facilita ésta tarea considerablemente. Las herramientas que la integran te permiten llevar a cabo tus actividades sin problemas y de una manera más sistematizada y digital; En este caso, con ayuda de los formularios dinámicos.

¿Qué datos puedo añadir a mi formulario?

Diseñar un formulario es una tarea sencilla si se tiene en claro dos cosas: el objetivo y la información que queremos recolectar. Primero, debes tener en cuenta varios puntos en relación a la información que por naturaleza necesitas recabar en cada incidencia. Por ejemplo, ¿los aseguradores necesitan acceder a información o sólo llenarán datos?, ¿se deben incluir las fotografías del siniestro? ¿y la captura de la credencial de conducir? 

En breve, mencionaré una lista de sugerencias de datos y sus campos a añadir en un formulario de atención a incidentes. Recordemos que éstos formularios se diseñan en la plataforma web de Ubiqo y puedes asignarlos a los dispositivos móviles Android que cuentan con la app Evidence instalada. 

Información importante en formularios para atención a siniestros

Aquí te mencionaré algunos puntos sobre la información que puedes añadir a tu formulario:

• Datos generales del asegurado: Establece campos de llenado para el Nombre completo, teléfono así como el número de licencia de conducir. También podrías incluir un apartado para solicitar evidencia de sus identificaciones oficiales. Éstos son indispensables para llevar el control adecuado y darle un correcto seguimiento.
• Fecha y hora del siniestro: Al igual que los datos generales del conductor, éstos también te ayudarán con el control. Evidence registra los datos de manera automática al momento de realizar el registro de información, sin embargo, deberás añadir estos campos para registrar el momento en el que ocurrió el percance.
• Ubicación: Podrás añadir un control de punto de interés, que sirve para establecer la ubicación donde ocurrió el siniestro 
• Datos del vehículo asegurado: Éstos campos son de suma importancia para poder atender de forma adecuada el siniestro, los cuales son: El tipo de vehículo, Modelo, marca, número de placas, estos datos los podrás añadir utilizando los catálogos (mismos que te enseñaremos a realizar).
• Tipo de siniestro y daños: En este apartado tendrás la oportunidad de agregar preguntas de opción múltiple así como Notas para explicar el caso en particular, y dar fé del mismo.
• Galería de fotos: Establece una galería de fotos que sirva como evidencia de los daños causados y respalde la información registrada. Además estas fotografías no son alterables y cuentan con georreferencia.
• Firma de conformidad: En éste apartado podrás solicitar la firma del conductor, lo cual significa que la información registrada en el formulario es correcta y está de acuerdo. La firma también servirá en caso de que haya reclamaciones futuras. 

Pasos para crear formularios para el registro de información

Antes de comenzar, necesitas iniciar sesión en la plataforma de monitoreo de Ubiqo. Después, en el menú superior busca el panel de formularios y da clic. Es muy importante que tengas a la mano la idea o información a añadir en tu formulario, para que el diseño de éste sea de lo más sencillo. 

Para crear un formulario, sigue estos pasos:

1. Accede a la plataforma de Monitoreo de Ubiqo con tu usuario y contraseña.

2. Dirígete al panel superior y haz clic en la opción “Formularios”.

3. Ubica la barra superior llamada Administrador de Formularios Dinámicos y da clic en “Nuevo”.

A continuación, aparecerá una ventana en la que podrás llenar los campos para generar tu formulario.

Deberás llenar la siguiente información:

1. Nombre del formulario.

2. Descripción del formulario: Puedes añadir una descripción o dejar esta opción en blanco.

3. Selecciona la casilla de Autoguardado, de esta manera los datos que vayas ingresando a tu formulario se guardarán automáticamente.

4. Selecciona la casilla si enviaras tu formulario por Wi-Fi.

5. Por último,  da clic en Crear y comienza a diseñar tu formulario.

Nuevamente se desplegará una ventana con las herramientas para el diseño de tu formulario. En esta ventana podrás colocar todos los campos que quieres que se incluyan. Cabe destacar que los formularios de Evidence se organizan en páginas y puedes ir añadiendo cuantas necesites.

1. En la primera página ingresa los ¨Datos generales del asegurado¨

Estos datos puedes añadirlos mediante catálogos que subirás previamente a la plataforma de Ubiqo, estos deberán contener, el número de póliza, y las especificaciones del vehículo asegurado así como los datos del titular. Una vez realizado el catálogo; En tu hoja añade el control de “Catálogo” que podrás encontrar en en el panel lateral izquierdo, debajo del grupo de controles básicos.

2. En el listado de controles, selecciona el control de “Opciones”, para añadir preguntas o texto en el cual se requiere seleccionar un elemento, como puede ser en las preguntas de respuesta Sí/No.

3. Para añadir datos como la ubicación, fotografías múltiples, documentos, y/o firma digital, deberás añadir una nueva hoja, dando clic en la parte superior de la ventana del formulario en el signo de +

4. Una vez añadida la hoja, nuevamente en el panel lateral izquierdo, dirígete a “Control de tipo” y da clic en “Compuesto”.

5. Arrastra el control de “Punto de interés” a la hoja y nombrala “UBICACIÓN”.

6. Realiza lo anterior con los demás elementos compuestos que desees añadir, cabe destacar que, para cada elemento compuesto corresponde una hoja diferente.

7. Cuando hayas terminado de crear tu formulario, da clic en siguiente. A continuación, deberás asignar el formulario a los dispositivos Evidence.

8. Una vez asignado el formulario, da clic en guardar.

Los formularios desempeñan un papel muy importante en las labores cotidianas de los ajustadores de seguros. Esta herramienta puede ayudarlos a realizar su trabajo de manera más eficiente. Te permitirá hacer un seguimiento de los daños causados por un siniestro y te ayudará en el proceso de evaluación.  Espero que este tutorial te haya resultado de utilidad y te permita agilizar tu flujo de trabajo.

Recuerda contáctarnos para una atención más personalizada, gracias por leer.