¿Sabías que es posible asignar actividades a tu personal en campo?
Si ya cuentas con la aplicación Evidence o has escuchado sobre ella, sabrás que se trata de una herramienta de trabajo para el personal en campo. En ella, es posible contestar formularios, enviar alertas SOS y enviar mensajes de texto a plataforma.
Sumado a lo anterior, un supervisor tiene la opción de asignar actividades a los empleados. Esta acción se realiza mediante la plataforma de monitoreo. No obstante, se trata de un panel complejo, por lo que en este tutorial te brindaremos un panorama general del mismo.
Sigue consultando nuestros tutoriales, para conocer todas las herramientas que te ofrecemos.
¿Qué son las actividades?
Esta herramienta permite que el supervisor asigne clientes a un teléfono específico. Por ejemplo, imaginemos una empresa que vende productos de oficina. Ahora, quizá esta empresa tiene 15 clientes en la ciudad de Querétaro, a los que suministra materiales una vez a la semana.
Si dicha empresa cuenta con tres repartidores, lo más conveniente sería asignarle 5 clientes a cada uno.
Usualmente, a la empresa le interesará que las rutas de sus repartidores sean cortas, para evitar el gasto innecesario de combustible y tiempo. Por ello, distribuír los clientes para eficientar las rutas puede llegar a ser un problema.
Precisamente para esto sirve la asignación de actividades con Evidence. En la plataforma de monitoreo de Ubiqo, el supervisor indicará a qué personas quiere asignar actividades. Posteriormente, deberá introducir la dirección o ubicación de sus clientes. Cada dirección de cliente será denominada “Actividad”.
Con la información proporcionada, la plataforma asignará las actividades de forma automática, cuidando que todos los repartidores tengan –aproximadamente– el mismo número de clientes y que las distancias sean favorables.
Al introducir un cliente en la plataforma, el supervisor tiene la opción de añadir formularios, notas e información relevante para el personal en campo.
¿Qué verá el personal en campo?
Idealmente, cada empleado en campo contará con la aplicación móvil Evidence instalada en su teléfono. Dentro de ella, hay una sección denominada “Actividades”. Su función es mostrar a la persona todas las actividades que le han sido asignadas.
Al dar clic en cualquier actividad, el usuario puede ver la ubicación, así como los datos adicionales proporcionados por el supervisor.
Conoce el panel de actividades
1. Inicia sesión en la plataforma de monitoreo.
2. Una vez dentro, dirígete a la Barra de herramientas, en el lado izquierdo de la pantalla.
3. Ahí, da clic en el botón “Asignación Actividades”.
Nota: Si no has contratado Evidence o iniciado tu prueba gratuita, este botón no aparecerá.
4. Se abrirá un panel, titulado “Rutas de actividades”. Éste se encuentra dividido en tres secciones:
- Asignación de actividades
- Visualización de rutas
- Actividades finalizadas
Asignación de actividades
El propósito de esta sección es elegir a qué dispositivos se asignarán actividades. Como supervisor, tú sabrás a qué persona corresponde cada dispositivo, ya que cada uno cuenta con un nombre distinto. Este nombre es el mismo que se visualiza en las tarjetas de dispositivo.
Es importante aclarar que, si una persona ya tiene rutas asignadas, no será posible asignar rutas nuevas.
En esta sección también puedes crear nuevas actividades, o bien, seleccionar alguna preexistente.
Visualización de rutas
En este apartado, la plataforma mostrará las rutas que asignó a cada dispositivo móvil. Además, ofrecerá datos como el tiempo que se calculó para el recorrido y la distancia total. El tiempo que se muestra en esta pantalla, únicamente corresponde a los tiempos aproximados de traslado; la plataforma no toma en cuenta el tiempo que la persona podría demorar con el cliente.
Como supervisor, tienes la posibilidad de modificar las rutas arrojadas por la plataforma. Por ejemplo, puedes indicar que algún repartidor vaya a ver a un cliente en específico, o decidir que cierta actividad sea la primera en la ruta.
Actividades finalizadas
Aquí, podrás conocer cuántas actividades se completaron en el primer, quinto y décimo día de asignación, respectivamente.
¿Cómo sabe la plataforma que una actividad ha sido finalizada? Existen dos maneras de marcar el fin de una actividad:
- Para actividades con formulario
Si el supervisor, al crear la actividad, asignó un formulario para la misma, ésta sólo podrá marcarse como “Finalizada” cuando el formulario sea contestado.
- Para actividades sin formulario
La aplicación Evidence ofrecerá un botón, que el usuario podrá presionar cuando termine la actividad.
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