Los formularios dinámicos de Evidence pueden estar diseñados de varias maneras. Éstos se pueden adaptar a tus necesidades y giros de tu negocio. Una de las herramientas que acompañan a estos formularios son los catálogos.

Los catálogos te permiten añadir datos de una manera más ordenada y práctica que puede ser visualizada por el usuario.

De entre sus ventajas, destaca el que puedes añadir grandes cantidades de información sin que ésta se encuentre escrita dentro del mismo formulario. Realizarlo sin catálogos, supondría editar el formulario cada vez que requieras añadir información nueva, lo que traería como consecuencia nuevas versiones del mismo. Otra de las ventajas es que también te permite tener una mayor agilidad en el registro de información, así como acortar tiempos en el diseño de los formularios.

En esta nota de blog, te explicaré cómo armar un catálogo de clientes muy útil para los ajustadores y/o supervisores de seguros.

¿Qué puedo añadir a mis catálogos?

Debido a la naturaleza de las actividades de los ajustadores a la hora de acudir a un siniestro, tienen que verificar el número de póliza del cliente en cuestión; Precisamente éste elemento es indispensable para crear un catálogo general, que pueda incluir el número de póliza, así como los datos que corresponden al vehículo asegurado (Marca, tipo de vehículo, modelo, año, nombre del propietario, número de placas y número telefónico).

Por otra parte, también puedes añadir un catálogo compuesto, que te servirá también como una base de datos cuando necesites añadir información adicional, en forma de cascada y seleccionarla; en este caso puedes añadir datos en relación a los vehículos de terceros dentro de un siniestro, como por ejemplo, marcas de automóviles, tipos de vehículos y modelos.

Cabe destacar que puedes agregar los catálogos que necesites, no hay un límite, los formularios de Evidence soporta la cantidad que requieras de catálogos. 

¿Cómo puedo crear mis catálogos?

Los catálogos se crean a partir de una hoja de cálculo que te proporciona la misma plataforma web de Ubiqo. En esta plantilla ya vienen registrados varios elementos que indican los valores para ser llenada de manera adecuada, y que de este modo, a la hora de cargarla en la plataforma, pueda ser detectada como catálogo.

Para descargarla, sigue los siguientes pasos:

1. Accede a la plataforma de Monitoreo de Ubiqo con tu usuario y contraseña.

2. Dirígete al panel superior y haz clic en la opción “Formularios”. A continuación, te aparecerá una ventana donde podrás ver los formularios creados; Dirígete a la parte superior de esta y da clic en “Catálogos”

3. En el administrador de catálogos, selecciona la opción “Descargar Demo”.

4. Cuando hayas descargado el demo a tu computadora, podrás empezar a editarlo y diseñar tu catálogo.

Diseño del catálogo para formulario de ajustadores: General

Diseñar tu catálogo es muy sencillo, cada hoja que contiene el archivo de cálculo va a jugar el papel de una base de datos, lista para ser llenada con la información que tengas previamente. En este caso los datos de tus clientes, al archivo lo llamaremos Pólizas de seguros. 

1. Al ser esté un catálogo general, llama a la primera hoja Póliza, y elimina las dos siguientes hojas. 

2. En la primera hoja podrás encontrar dos columnas llamadas, “id_principal” y “valor”. No cambies el nombre de éstas, ya que servirán para que la plataforma pueda reconocer el archivo como catálogo.

3. En la columna de “valor”, añade el número de póliza de tus clientes.

4. Posterior a esa columna, añade los títulos de la información relacionada a las pólizas, puede ser la siguiente información:

• • Tipo de vehículo
  • Marca
  • Modelo
  • Año 
  • Número de placas
  • Fecha de renovación de póliza
  • Nombre del cliente 
  • Número de teléfono

5. Ingresa los datos correspondientes en relación a la póliza que se añadió en la columna “valor”

6. En la columna de “id_principal”, continúa la numeración hasta enumerar todas tus pólizas.

Una vez terminado tu catálogo tendrás que subirlo a la plataforma, en el mismo apartado de catálogos, antes de poder añadirlo a tu formulario de ajustadores.

Diseño del catálogo para formulario de ajustadores: Compuesto

Un catálogo compuesto es un poco más complejo en comparación con el general, pero no imposible de hacer. Caracterizado por tener niveles, es decir, más hojas de cálculo dentro del mismo archivo que se relacionan entre sí.

En este mismo formulario, puedes utilizarlo para crear una base de datos que te sirva para conocer las diferentes marcas de vehículos, tipos y modelos en caso de que dentro de un incidente esté involucrado un tercero y se requiera saber cual es el modelo de su vehículo; o también puedes utilizarlo para los datos de tus clientes. En ambos casos, en el formulario se presentarán en forma de cascada que podrás ir seleccionando según la información que corresponda.

Pasos para diseñar el catálogo para ajustadores

Para realizarlo, sigue los siguientes pasos:

1. Nuevamente descarga el archivo de cálculo, al que ahora llamaremos Marca de vehículos.

2. A diferencia del catálogo general, éste se va a componer de 3 niveles. Renombra cada hoja de cálculo con los siguientes nombres:

• • Marca
  • Tipo de vehículo 
  • Modelo

3. En la primera hoja MARCA, encontrarás los mismos datos antes mencionados,  “id_principal” y “valor”. Recuerda no cambiarlos. 

4. En la columna Valor, ingresa las marcas de vehículos comerciales que existen en México.  De igual manera en la columna id_principal enumera las marcas.

5. En la segunda hoja TIPO DE VEHÍCULOS, encontrarás 3 columnas: id_secundario, valor y id_ principal.

En la columna valor ingresa los tipos de vehículos que existen, por ejemplo:

• • SEDÁN
  • SUV
  • HATCHBACK
  • VAN
  • PICK UP

Debes de registrarlos por cada una de las marcas de vehículos.

6. En la columna  id_principal, tendrás que relacionar la marca con los tipos de vehículos, es decir, cuales corresponden a las marcas registradas en la primera hoja, estos se encuentran numerados. 

7. En el id_secundario no te olvides de enumerar los tipos de vehículos, del número 0 hasta donde termine tu lista.

8. Por último en la tercera hoja MODELO, encontrarás nuevamente 3 columnas id_terciario, valor y id_secundario.

En la columna valor ingresa los diferentes modelos que existen, en relación a cada una de las marcas y tipos de vehículos que ingresaste anteriormente.

9. Después de terminar tu lista, enumerala en el id_terciario, del 0 hasta donde termine la lista.

10. Por último, relaciona el id_secundario con la numeración correspondiente de la segunda hoja, que corresponden a los tipos de vehículos con los que cuenta cada marca.  

11. Después de terminar tu catálogo compuesto, verifica que toda la información sea correcta y la numeración coincida. Si todo es correcto súbelo a la plataforma y añadelo a tu formulario.

Beneficios de usar catálogos en tus formularios dinámicos

Múltiples son los beneficios que te puede ofrecer el utilizar uno o más catálogos dentro de tus formularios, algunos de los aspectos más importantes son:

• Ahorro de tiempo en diseño, olvídate de pasar horas añadiendo campo tras campo con los datos que quieres que contenga el formulario.
• Reduce el margen de error en captura, pues la información ya se encuentra previamente establecida en una base de datos, lista solo para seleccionar dentro del formulario.
• Edición del catálogo, sin editar el formulario, de este modo te evitas estar reeditando el formulario cada que quieras añadir información nueva de clientes, vehículos, etc.

¿Te interesaría saber más?, sobre en qué otros giros aplican y los usos que puedes darle a los catálogos para formularios. Contáctanos o déjanos un comentario sobre tu experiencia.

¡Espero que este tutorial te sea de gran ayuda!