Como vimos en una entrada de blog anterior, un catálogo es una herramienta digital que nos ayuda a incluir grandes cantidades de información en un formulario dinámico, de manera sencilla y rápida. En esta nota aprenderemos como crear un catálogo de clientes para instaladores, compuesto por varios niveles, para facilitar el proceso de atención de visitas de instalación de nuestro personal.

¿De qué sirve tener un catálogo de clientes en mi formulario?

Los formularios dinámicos de la aplicación Evidence son la herramienta estrella de esta aplicación, ya que se adaptan a cualquier tipo de escenario. La ventaja de tener un formulario listo para ayudar al personal de entrega e instalaciones a domicilio no solo les permite tener la información del cliente a la mano, sino también recopilar datos, evidencia del trabajo realizado y la firma de conformidad del cliente; todo en digital que se envía en tiempo real a la plataforma.

Sin embargo, no se trata únicamente de tener la información “dentro” del formulario, lista para utilizarse, sino de tenerla allí de la mejor manera. Incluir la información de los clientes en un catálogo nos permite actualizar los datos, una y otra vez, sin tener que editar o modificar la estructura de nuestro formulario cada que necesitemos añadir o quitar clientes. 

El proceso se vuelve transparente para los técnicos instaladores que se encuentran trabajando en calle, ya que sólo deberán dar clic en el botón de “sincronizar catálogo” en su formulario y la información actualizada estará disponible.

¿Catálogo simple o con múltiples niveles?

Primero, debemos tener en mente el objetivo de nuestro catálogo de clientes, el cual busca simplificar la tarea de los instaladores que se mueven de un lugar a otro de la ciudad para realizar su trabajo. Lo que debemos buscar es evitar el uso de papel innecesario y agilizar el acceso a la información. Para lograrlo, un catálogo de múltiples niveles es la mejor opción.

Al crear un catálogo que organice los clientes según su zona, ciudad o delegación, podremos organizar la información de una manera que tenga sentido para el personal en calle. Podemos añadir cuantos niveles queramos, incluso por tipo de producto.

Guía para armar un catálogo de varios niveles

Para apoyarnos durante este proceso vamos a descargar el archivo demo de la plataforma de monitoreo de Ubiqo para la creación de catálogos. Sigue los siguientes pasos:

1. Ingresa a la plataforma de monitoreo, en el módulo de Formularios.
2. Da clic en el apartado de “Catálogos”.
3. En la esquina superior derecha, dentro de franja verde, da clic en el botón de “Descargar demo”. 
4. A continuación una ventana emergente en tu computadora te indicará que se ha iniciado la descarga de un archivo tipo .xls es decir, una hoja de cálculo de Excel. Una vez completada la descarga, abre el archivo para continuar con las siguientes instrucciones.

Cada hoja del archivo de cálculo representa una base de datos. Un catálogo compuesto (de varios niveles) relaciona varias hojas entre sí, utilizando como referencia base las columnas de identificador (ej. “id_principal” para la primera hoja).

Creación de catálogo de clientes

Ahora trabajaremos en la estructura de nuestro catálogo para simplificar el trabajo de atención a instalaciones y entregas por zona. Seguiremos el siguiente orden: Ciudad>Zona>Cliente

1. Abre el archivo demo y cambia su nombre para identificar tu catálogo.
2. En la parte inferior tienes 3 hojas, da clic sobre “Primera Lista” y cambia su nombre a “Ciudad”.
3. En la hoja de cálculo, no cambies los nombres de las primeras dos columnas; estos deben ser “id_principal” y “valor”.  Ingresa las ciudades a atender y enuméralas siguiendo el orden que se muestra en el demo (sí, desde 0 en adelante). Esta numeración ayudará al sistema a leer los valores y ordenarlos, al mismo tiempo que nos permite relacionarlos con la información de las siguientes hojas.
4. Después da clic derecho en “Segunda Lista” y cambia su nombre a “Zona”. Aquí ingresa los nombres de tus zonas a atender debajo de la columna llamada “valor”.
5. Como habrás notado, esta hoja es un poco diferente ya que tiene 3 columnas con datos, no solo dos como la anterior. Aquí, la columna de “id_secundario”, enumera tus zonas del cero en adelante.
6. En la columna titulada “id_principal” borra los números de muestra y coloca, según la zona, la ciudad que le corresponde.

Hasta aquí ya configuraste los primeros dos niveles de tu catálogo de clientes, Ciudad>Zona. En los siguientes pasos vamos a utilizar la última hoja para incluir la información de los clientes, mezclando el estilo de un catálogo simple donde colocamos varias columnas de información. 

1. En la hoja siguiente, da clic derecho para cambiar su nombre de “Tercera Lista” a “Cliente”. 
2. En esta hoja, en la columna “valor” ingresa los nombres de los clientes a atender y enumerarlos con la columna llamada “id_terciario”.
3. Una vez que los tengas listos, borra los números debajo de la columna “id_secundario”, ya que debes reemplazarlos por los números que indican en qué zona se encuentra cada uno de tus clientes.
4. Al finalizar este paso, tendrás lista una relación de clientes por zona, según su ciudad. Sin embargo, esta información no es suficiente para tus técnicos, necesitas brindar más datos para que su proceso se facilite más.

Vídeo tutorial paso a paso

Consulta nuestro vídeo tutorial paso a paso para crear tu catálogo de clientes.

¿Qué datos del cliente debo incluir en mi catálogo?

Puedes incluir todo tipo de información que necesites o consideres de utilidad para el técnico en sitio. Añadir datos de facturación, por ejemplo, te ayuda para solicitar una doble confirmación en el punto de entrega y cotejar que la información se haya capturado correctamente en el sistema.

A continuación te dejamos algunas sugerencias:

• Nombre del cliente
• Razón social
• Identificador fiscal: RFC para México y RUC para LATAM.
• Dirección: Calle, número, departamento, etc.
• Referencias: Que le permitan a tu técnico ubicar más fácilmente la dirección del cliente. Por ejemplo, negocios cercanos, color del inmueble, etc.
• Contacto: Persona que atenderá al técnico.
• Teléfono del contacto
• Correo electrónico del contacto

Ahora, para añadir esta información al catálogo, sigue los siguientes pasos:

1. En la hoja de “Clientes”, ubica la primera columna sin información. En este ejemplo, esa columna debe ser la “D1”. 
2. A partir de “D1”, añade sobre la primera fila, en cada columna, los títulos de los datos adicionales que quieres agregar al catálogo. (EJ. D1, E1,F1 y así sucesivamente).
3. Una vez que tengas todos los títulos de tus columnas listos, comienza a llenar la información de tus clientes en el catálogo.
4. Si colocaste todos los datos que te sugerimos (8 columnas en total), tu catálogo debe finalizar en la columna K.

Cada que tu técnico selecciona un cliente, la aplicación Evidence le mostrará toda la información adicional que incluiste en su catálogo. De esta manera el técnico tendrá todo lo que necesita para trabajar en la palma de su mano.

Beneficios adicionales de crear un catálogo de clientes:

• Mantén tus formularios de forma ordenada y estructurada.
• Facilita la gestión de la información: filtra, ordena y descubre a los clientes por su número o por otros criterios que puedan ser importantes para ti (zona atendida, etc.)
• Aumentar la velocidad de trabajo al capturar información sobre varios clientes a la vez.
• Simplifica el proceso de enviar la información de direcciones, zonas y referencias a tus instaladores fuera de oficina.
• Obtén reportes basados en tus formularios con información de los catálogos, sin necesidad de añadirla por separado.

¡Gracias por leer! Esperamos que esta nota te haya sido de ayuda y si la pones a prueba, déjanos saber cómo te fue en los comentarios. ¡Nos vemos en el próximo blog!

¿Quieres aprender a crear un catálogo totalmente personalizado? Contacta con nuestro departamento de capacitaciones para programar una cita virtual.