Un catálogo es una herramienta de los formularios dinámicos de la aplicación Evidence. Permiten añadir datos al formulario y mostrarlos al usuario, una vez que se selecciona una de las opciones del desplegable del control. Crear un formulario con catálogo un para instaladores a domicilio te permite equipar al personal con información importante, en su celular.
Esta herramienta es muy útil por dos motivos: en primera, permite añadir grandes cantidades de información a un formulario dinámico con muy poco esfuerzo, ideal para acortar tiempo de diseño durante la elaboración del formulario para el supervisor; en segundo, a los usuarios encargados de recolectar datos a través de la aplicación Evidence, les ayuda a tener acceso a información adicional útil para su trabajo.
¿Cómo funcionan? Por ejemplo, para el personal de soporte técnico o instalaciones que atienden clientes a domicilio, les permite seleccionar el nombre del cliente a quien va a atender; una vez hecho este paso, el catálogo, al instante, les muestra datos relacionados. ¿Qué datos podrían ser de utilidad?, en primer lugar, datos de contacto del cliente y después, información sobre el producto a instalar.
Catálogos para formulario de atención: ¿Cuántos y cuáles puedo tener?
En general puedes tener dos tipos de catálogos, generales que muestran información adicional al seleccionar sus opciones y compuestos, que permiten segundas, terceras y más opciones a seleccionar en cascada; es decir, una vez que seleccionas una opción, tienes más opciones por seleccionar.
En cuanto a la cantidad de catálogos que puedes tener, ¡buena noticia! La herramienta de formularios dinámicos de Evidence te soporta todos los que necesites añadir.
Los catálogos se pueden crear a través de hojas de cálculo, teniendo siempre en mente el objetivo: ¿mostrar información o seleccionar más opciones?.
¿Qué tipo de información puede incluir mi catálogo?
Continuando con el ejemplo del personal que acude a domicilio a realizar trabajos relacionados con la entrega de productos como bombas hídricas, calentadores de gas o solares, y todo aquel equipo que requiere instalación especializada en sitio, tenemos algunas ideas para ti.
Primero, comencemos con la creación del catálogo de productos.
- Ingresa a la plataforma de monitoreo, en el módulo de Formularios.
- Da clic en el apartado de “Catálogos”.
- En la esquina superior derecha, dentro de franja verde, da clic en el botón de “Descargar demo”.
Esto hará que se descargue en tu computadora una hoja de cálculo. A partir de ahí, podemos utilizar este archivo para crear nuestro catálogo, sin importar el tipo que decidamos utilizar.
- Cada hoja del archivo de cálculo representa una base de datos. Como nuestro catálogo de productos será para mostrar información, da clic izquierdo sobre la segunda y tercera hoja para eliminarlas.
- Ahora, da clic sobre la hoja “Primera Lista” y cambia su nombre a “Productos”.
- En la hoja de cálculo, no cambies los nombres de las primeras dos columnas; estos deben ser “id_principal” y “valor”.
- Después añade el nombre de tus productos, de uno en uno, bajo la columna de “valor”. No te olvides de renombrar los datos de muestra del demo por los de tus productos.
- En la columna de “id_principal”, continúa la numeración hasta enumerar todos tus productos.
Una vez que llegas a este punto, ya puedes comenzar a personalizar el formulario con información adicional.
Datos útiles a incluir en un catálogo de productos
Para añadir datos adicionales sobre los productos al catálogo, comienza por determinar qué información adicional quieres mostrar. Ya tienes una lista numerada de tus productos, con su nombre, pero ¿qué sigue?
- SKU: Añadir el código de tus productos puede ser útil al momento de la entrega. De esta manera, el personal podrá validar que el producto que está entregando e instalando, corresponde al código que viene en la caja y/o manual de usuario.
- Descripción: Colocar una breve descripción del producto puede ayudar al personal a distinguir entre distintas versiones del mismo. Por ejemplo, si ofreces calentadores solares con distinta capacidad, una descripción que explique las diferencias clave entre uno y otro, hará que el proceso de instalación sea más ágil.
- Equipo o herramienta adicional: ¿Tu producto lleva de la mano equipamiento adicional? Indícalo aquí para que tus técnicos no olviden entregarlo.
- Notas informativas: ¿El producto requiere instrucciones adicionales?, en tu catálogo puedes añadir notas y todo lo que necesites.
Para añadir estos datos, es necesario que comiences en la columna C, fila 1. A partir de aquí puedes colocar toda la información que necesites.
- Ingresa el título de las columnas de información en la primera fila de cada letra, C1, D1, E1; y así sucesivamente.
- Coloca los datos en relación a tus productos, a partir de la segunda fila y ¡listo!, ya puedes añadir toda la información adicional que necesites.
No, no debes alterar la estructura de la columna de “id_principal”
Si llegaste hasta aquí seguramente te estarás preguntando, ¿por qué no puedo colocar el SKU o número de mi producto en la primera columna “id_principal” ? La respuesta es más simple de lo que crees: Esa columna es para que sea leída por el sistema, no por tu personal que entrega tus productos a domicilio.
¿Qué significa esto? Bueno, como todo sistema, este requiere seguir un orden para guardar información. Para eso existe la primera columna donde le damos al sistema el orden (sí, desde cero), de los datos que se van a mostrar. Esto hace que el catálogo pueda mostrar la información de la manera correcta, así que, recuerda, no alteres esta columna cambiando su título o añadiendo numeración personalizada con números y letras; sigue la numeración ordenada y tu catálogo será un éxito.
Usos y beneficios de implementar catálogos en formularios dinámicos
Utilizar un catálogo incorporado, como el “Catálogo de Productos y Servicios” (pone la información de los productos en el formulario) permitiendo a los instaladores en sitio corroborar las herramientas, equipo y materiales relacionados al producto que van a entregar e instalar, reduciendo el margen de error por falta de información.
Otro excelente uso es la implementación de un catálogo de clientes (permite almacenar y acceder a los clientes); para corroborar direcciones de entrega, teléfonos de contacto y todo lo relacionado con el cliente, (incluso números de contrato de servicios), de tal manera que el personal tenga acceso a todos los datos que pudiesen requerir.
En tu empresa, ¿has encontrado más usos para los catálogos en formularios dinámicos? Déjanos un comentario y comparte tu experiencia.