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Formulario para instaladores y técnicos
tutoriales

Guía para crear un formulario para instaladores y técnicos

La era digital llegó para quedarse y con ella, un momento clave en todas las empresas: adaptarse al mundo digital o quedarse rezagadas contra su competencia. Pero, ¿cómo transformarse? La respuesta no es simple, pero el tomar el cambio un paso y proceso a la vez, puede ser tu mejor estrategia.

En esta nota te llevaremos paso a paso a lo largo del proceso de creación de formularios dinámicos, específicamente, para el proceso de entrega e instalación de productos a domicilio.

Seguramente pensarás, “pero, mis formatos impresos funcionan, ¿por qué cambiarlos?”.

  • Ahorro de tiempo: El concentrar toda la información en un mismo lugar, reduce los errores y requiere que el personal dedique menos tiempo a buscar la información que necesita.
  • Ahorro de recursos: No se trata únicamente de ahorrar papel, sino que disminuirá el consumo de gasolina por viajes innecesarios a las ubicaciones de tus clientes en caso de que tu personal olvide llenar una hoja correctamente o tomar evidencia de su visita.
  • Ahorro de quejas: Una atención descuidada puede crearte problemas, sobre todo durante una visita a domicilio. El contar con toda la información necesaria para la instalación, ayudará a tus técnicos a realizar mejor su trabajo; Y si a esto le sumamos la captura de evidencia del trabajo realizado y firma de conformidad de tus clientes, te evitarás quejas y tendrás mejores resultados.

Técnicos e instaladores con producto

¿Qué información debo incluir en mi formulario?

Antes de comenzar a crear el formulario, tengamos en cuenta su objetivo: Apoyar a los técnicos que entregan e instalan los productos en el domicilio de los clientes.

Dentro de la variedad de herramientas que ofrecen los formularios de Evidence, quizás la más importante para este formulario es el “Catálogo”. Los catálogos, como hemos mencionado en notas anteriores, son herramientas digitales que permiten cargar información a un formulario de manera sencilla, ordenada y rápida. La gran ventaja que nos ofrecen, además de su facilidad para actualizarlos, es el añadir grandes cantidades de información a un formulario.

Y quizás te preguntes “para qué necesita mi catálogo grandes cantidades de información?”. Bueno, en primer lugar, necesitamos brindar a los técnicos información suficiente para atender las instalaciones a domicilio, es decir, necesitamos darle datos de nuestros clientes. Si contemplamos incluir nombre, dirección y quizás el teléfono de al menos 100 clientes, estamos hablando de incluir por lo menos, 300 datos en nuestro formulario. Aquí es cuando insertarlos de manera tradicional se vuelve no solo complicadísimo, sino una tarea que costará mucho tiempo. Para este tipo de situaciones, se utilizan los catálogos.

Catálogos a incluir en el formulario

¿Qué información podemos incluir? Todos los datos que sean necesarios y útiles para nuestros técnicos instaladores. A continuación te damos algunos ejemplos:

Catálogo de clientes con información para los instaladores. 

En este catálogo pueden incluirse datos que tengas almacenados en tu sistema de facturación o CRM. Simplemente descárgalos y organiza la información en el formato de catálogo para subirlo a la plataforma de monitoreo. (lee el tutorial aquí).

Los datos que te sugerimos incluir son: nombre del cliente, razón social, ciudad, dirección, referencias, contacto, teléfono del contacto, correo electrónico del contacto y producto. También puedes añadir un campo de nota, en caso de que el cliente haya dado instrucciones específicas para su recepción del producto, como un horario en particular o una zona de descarga autorizada para que los técnicos coloquen el producto.

Técnico instalador colocando un producto

 

Catálogo de productos

Añadir un catálogo de productos con sus códigos, especificaciones, o incluso notas importantes, puede ser muy útil para tus técnicos. Así, al indicar el producto que van a instalar en la ubicación del cliente, tendrán a la mano toda la información relacionada con el mismo para verificar que se entrega y coloca correctamente. 

Al igual que el catálogo anterior, este puede crearse con base en la información que ya tengas lista en tu CRM. (lee el tutorial aquí).

Información a solicitar al técnico durante el proceso de instalación

Además de funcionar como una herramienta para brindar información a los técnicos e instaladores, los formularios dinámicos también nos permiten solicitar datos durante sus visitas a clientes.

Para ello, los formularios ofrecen distintos controles, desde cajas de texto hasta controles avanzados como firmas digitales. A continuación te damos algunas ideas de cuáles implementar:

  • Fecha y hora: Evidence registra automáticamente la fecha y hora de inicio de captura de información, por lo que puedes añadir un control para que el personal lo indique de manera manual o basarte en la información automática que se genera en el reporte.
  • Ubicación: Añade un control de punto de interés para que tu personal registre su ubicación al llegar con el cliente. Este control también le permite añadir una nota o descripción a la ubicación.
  • Galería fotográfica: Incluye este control para solicitar evidencia fotográfica de la instalación del producto. Puedes pedir todas las fotografías que quieras, nosotros te sugerimos solicitar 3.
  • Nombre de quien recibe: Aunque en tu catálogo de clientes te sugerimos incluir el contacto que recibirá el producto, siempre es útil añadir un campo de texto para que tu personal indique quién realmente lo recibió.
  • Identificación: El control de documento le solicitará a tu instalador, la fotografía de la credencial de la persona a quién atendió.
  • Puesto/cargo o relación con el cliente: Al incluir un campo de texto o de selección con los puestos o relaciones más frecuentes, podrás tener el registro de a quién se le entregó el producto según su puesto de trabajo o si es un familiar del cliente.
  • Notas: ¿Algo sucedió y tu técnico necesita añadirlo en su reporte? Un campo de texto largo para notas es la mejor herramienta para que deje sus comentarios.
  • Firma de conformidad: Por último, no olvides solicitar la firma de conformidad del contacto para validar que la instalación y entrega del producto se realizaron correctamente. Será de gran ayuda ante cualquier reclamación.

Una vez que tengamos listos nuestros catálogos y una idea de qué controles vamos a implementar en nuestro formulario, podemos comenzar a diseñarlo.

Guía para crear el formulario para técnicos e instaladores

Todos los formularios dinámicos de Evidence se crean a través de la plataforma de monitoreo de Ubiqo. Aquí, en el módulo de formularios, puedes diseñar el formulario a tu medida y enviarlo a los dispositivos Evidence una vez que lo tengas listo.

  1. Para comenzar, inicia sesión en la plataforma de Ubiqo y después, sigue los siguientes pasos:
  2. En la pantalla principal localiza el menú (barra superior) y da clic en la opción “Formularios”.
  3. Después, sobre la barra verde ubica el botón de “Nuevo”, que se encuentra casi en el extremo derecho, y da clic en él.

A continuación se abre una ventana emergente para iniciar con la creación del formulario, en la cual, debemos definir un nombre para nuestro formulario y posteriormente, una descripción opcional.

  1. Ingresa un nombre para el formulario, una vez que comencemos a diseñarlo, no podrás cambiar este nombre.
  2. Añade una descripción del formulario (opcional). Si dejas esta casilla en blanco, podrás describir tu formulario una vez lo guardes, dando clic en editar.
  3. Selecciona el método de guardado “Autoguardado”, dando clic en la casilla.
  4. Indica si quieres que tu formulario se envíe con datos móviles o únicamente mediante red WiFi.
  5. Da clic en crear para comenzar a personalizar los componentes.

Diseño del formulario para instaladores y técnicos

Los formularios dinámicos de Evidence se organizan en hojas; cada hoja puede contener múltiples controles básicos o bien, un control compuesto único. Al comenzar a crear nuestro formulario, se abre una pantalla emergente con la primera hoja ya creada; del lado izquierdo se muestran los controles, mientras en la franja inferior de la pantalla se encuentran las hojas del formulario (1, en color azul, es la primera hoja y donde nos encontramos), junto con el botón para añadir hojas adicionales (botón azul con signo de “+ “)

El formulario dinámico que estamos por crear tendrá un total de 7 hojas, 2 catálogos y 7 controles para solicitar información.

Guía paso a paso para diseñar el formulario

  1. En la casilla superior nombramos nuestra primera hoja como “INFORMACIÓN DEL CLIENTE”.
  2. Después arrastramos a la hoja el control de “Catálogo” que se encuentra en el panel lateral izquierdo, debajo del grupo de controles básicos.
  3. Añadimos un nombre para identificar nuestro catálogo de clientes, lo marcamos como obligatorio y lo seleccionamos de la lista desplegable. 
  4. Después, repetimos este paso para el catálogo de productos.
  5. Damos clic en el botón azul con signo de “+ “ para crear una nueva hoja.
  6. En la barra lateral, cambiamos los controles dando clic en “Tipo de control” y seleccionamos “compuestos”.
  7. Arrastramos el control de “Punto de interés” a nuestra hoja y la nombramos “UBICACIÓN”.
  8. Después, creamos una nueva hoja con el botón azul con signo de “+ “ y la nombramos “EVIDENCIA”.
  9. A esta hoja añadimos el control de “Múltiple” (con icono de dos cámaras fotográficas), y lo marcamos como obligatorio. 
  10. Después marcamos la opción “Todas las fotos” y en la casilla inferior ingresamos el número 3. De esta manera, el instalador deberá capturar 3 fotos obligatorias como evidencia para poder enviar el formulario.
  11. A continuación creamos una nueva hoja, la nombramos “DATOS DE QUIEN RECIBE” y seleccionamos los “controles básicos”
  12. Arrastramos a la hoja una “Caja de texto” y la llamamos “NOMBRE DE QUIEN RECIBE” y la marcamos como obligatoria.
  13. Después, añadimos otra “Caja de texto” y la llamamos “PUESTO, CARGO O PARENTESCO” para que nuestro instalador indique la relación entre la persona que recibe y el cliente.
  14. Ahora, creamos una nueva hoja, la nombramos “IDENTIFICACIÓN” y en la barra lateral izquierda seleccionamos los “controles compuestos”
  15. Añadimos a la hoja el control llamado “Documento” y lo marcamos como obligatorio. 
  16. En esta hoja vamos a solicitar fotografía de la credencial de identificación de la persona que recibe el producto, así que en tipo de documento seleccionamos “Credencial horizontal”.
  17. En la caja de número de fotografías indicamos dos, la primera será el frente de la credencial y la segunda, el reverso; por último, indicamos la resolución en la que queremos obtener las fotografías.
  18. Después, añadimos una nueva hoja y la nombramos “FIRMA DE QUIEN RECIBE”. 
  19. Arrastramos el control compuesto de “Firma Digital” y lo marcamos como obligatorio.
  20. Para finalizar nuestro formulario, añadimos una última hoja y la titulamos “NOTAS”.
  21. En esta última hoja seleccionamos los “controles básicos” y añadimos el control de “Caja de texto”; lo titulamos “NOTAS”.
  22. Por último, damos clic en el botón de “Siguiente” ubicado en la esquina inferior derecha.
  23. Ya hemos terminado de diseñar el formulario, ahora debemos asignarlo a los dispositivos Evidence que lo usarán para trabajar y listo.

Actualiza tu listado de clientes de manera sencilla

Recuerda que no es necesario que diseñes un nuevo formulario cada que debas actualizar la lista de clientes. Lo único que debes hacer es actualizar el catálogo, añadiendo y quitando los datos que necesites en tu hoja de cálculo y subiendo nuevamente el archivo a la sección de “Catálogos”. Es importante que tenga exactamente el mismo nombre que el archivo anterior para que se actualice automáticamente.

Una vez que termines de actualizar el catálogo, Evidence avisará a tus instaladores y técnicos que hay información por actualizar en su formulario. Deberán abrirlo y presionar el botón de “Sincronizar” (con icono de flechas, dentro del formulario dinámico) y ¡listo!.

No más hojas impresas, montañas de papel ni recaptura manual.

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