Las funciones y actividades de los guardias de seguridad son diversas ya que son responsables de una amplia gama de tareas. Uno de sus deberes más importantes es mantener una presencia visible, vigilando las actividades o zonas que le sean asignadas. También tienen que ser capaces de responder rápidamente en caso de emergencia, como reportar un incendio o un intruso. Además, suelen desempeñar un papel importante en el servicio al cliente, proporcionando indicaciones e información a los visitantes. La forma más sencilla es diseñar un formulario de supervisión para guardias.
El personal de seguridad puede trabajar en diversos entornos, como edificios de oficinas, tiendas minoristas y escuelas. En general, su objetivo principal es mantener la seguridad de las personas y los bienes.
Debido a esto, los guardias tienen que llevar un registro de información que les facilite la captura de datos. Por ejemplo, entradas y visitas a un establecimiento y registro de alertas en caso de emergencia; además contar con evidencias de las mismas para darles seguimiento.
Supervisar actividades de los guardias de seguridad
Los supervisores de guardias de seguridad tienen que estar al tanto de coordinar, vigilar y examinar a detalle que las actividades de su personal a cargo se estén realizando adecuadamente. Por este motivo, el llevar un registro en papel podría no ser la mejor opción ya que está sujeta a muchos errores de captura, además de un gasto excesivo de papeleo. Esto puede complicar bastante las tareas administrativas, sin contar que el seguimiento y la interpretación de reportes y análisis de actividades, resulta ser más complejo.
La aplicación Evidence, a través de los formularios dinámicos, ayuda a digitalizar la información que requieras de una manera más práctica y sobre todo, confiable. Todo a través del diseño de un formulario de supervisión para guardias.
¿Qué datos añadir al formulario de guardias de seguridad?
El diseño de formularios se realiza a través de la plataforma de monitoreo de Ubiqo. Éstos se crean de manera sencilla arrastrando controles dentro de la pantalla. Estos controles ofrecen distintas formas de obtener información desde la aplicación, por ejemplo: captura de fotografías, ubicación, lectores CB y QR, firmas de conformidad, etc.
Algunos de los datos que podemos añadir a este formulario están relacionados con el uso del equipo de seguridad, uniforme y llenado de reportes como bitácoras de acceso. Por ejemplo, el crear un checklist para la revisión de los accesorios ayuda a comprobar durante las visitas del supervisor, que el guardia los lleve consigo.
También es una buena idea evaluar las condiciones del área de vigilancia, como la limpieza y el orden.
En este tutorial, tomaremos como ejemplo los guardias de seguridad para condominios y zonas residenciales. A continuación, tenemos los datos a incluir.
Información importante en un formulario para supervisión de guardias de seguridad
Datos del guardia: En este apartado se agregan los datos generales del guardia de seguridad como su nombre y turno que atiende. Además, se especifica el condominio, zona o lugar que tiene asignado para trabajar.
En esta guía se utiliza la herramienta de catálogos para mostrar esta información. Un catálogo funge como una base de datos para añadir información importante de manera ordenada.
En este caso, el catálogo servirá para añadir datos al formulario y desplegar opciones seleccionandolas desde una lista; la cual, se puede actualizar todas las veces que sea necesario desde la plataforma. (Da clic para aprender a crear un catálogo para formularios de supervisión de guardias de seguridad).
Check-In: ¿Cómo comprobar que el supervisor visita al guardia? A través de un control de punto de interés, que sirve para establecer la ubicación donde se está capturando el formulario.
Evaluación de uniforme, accesorios y caseta: Mediante preguntas con opciones seleccionables, el supervisor puede evaluar si el guardia de seguridad porta su uniforme adecuadamente, según los reglamentos que se tengan estipulados. Además de documentar si lleva consigo los accesorios proporcionados para realizar sus actividades. En cuanto a su lugar de trabajo (la caseta), se revisa si esta se encuentra en buen o mal estado.
Evaluación de reportes: En esta parte podrás evaluar las actividades correspondientes, es decir, si el guardia de seguridad llena adecuadamente la bitácora de entradas y salidas, además de sus reportes de incidencias.
Evaluación de interacción con los residentes: Corresponde a su trato con los residentes del lugar para evaluar si este es amable o no, además de si se han suscitado quejas por parte de los residentes hacia el guardia.
Incidencias: Si el guardia de seguridad fue partícipe de alguna incidencia que se haya suscitado, tu supervisor podrá añadirlo en un reporte dentro del formulario. ¿Cómo? Mediante cajas de texto para características y comentarios del incidente.
Firma del guardia y supervisor: Solicita las firmas de conformidad con el control de firmas digitales. Éstas servirán para saber que tanto el supervisor como el guardia son testigos de la información que incluye el formulario.
Pasos para crear un formulario para el registro de información
Antes de comenzar, necesitas iniciar sesión en la plataforma de monitoreo de Ubiqo. Es muy importante que tengas a la mano la idea o información a añadir en tu formulario, para que el diseño de éste sea de lo más sencillo.
Para crear un formulario, sigue estos pasos:
1. Accede a la plataforma de Monitoreo de Ubiqo con tu usuario y contraseña.
2. Dirígete al panel superior y haz clic en la opción “Formularios”.
3. Ubica la barra superior llamada “Administrador de Formularios Dinámicos” y da clic en “Nuevo”.
A continuación, aparecerá una ventana en la que podrás llenar los campos para generar tu formulario.
Deberás llenar la siguiente información:
1. Nombre del formulario.
2. Descripción del formulario: Puedes añadir una descripción o dejar esta opción en blanco.
3. Marca la casilla de “Autoguardado”. De esta manera los datos que vayas ingresando a tu formulario se guardarán automáticamente.
4. Indica si tus supervisores enviarán el formulario completo por WiFi marcando la siguiente casilla; de lo contrario, éste se podrá enviar mediante datos móviles.
5. Por último, da clic en “Crear” y comienza a diseñar tu formulario.
De nuevo se desplegará una ventana con las herramientas para el diseño de tu formulario. En esta ventana podrás colocar todos los campos que quieres que se incluyan. Cabe destacar que los formularios de Evidence se organizan en hojas y puedes ir añadiendo cuantas necesites.
Cómo diseñar el formulario para supervisión de guardias de seguridad
1. En la primera hoja coloca el título: “Datos del guardia”. Aquí se añaden los controles para que tu supervisor indique el nombre del guardia, el residencial al que atienden y su turno.
Estos datos puedes añadirlos mediante catálogos, que subirás previamente a la plataforma de Ubiqo, y deberán contener la ubicación del guardia y turno.
Para colocarlo en tu hoja añade el control de “Catálogos”, que puedes encontrar en en el panel lateral izquierdo, debajo del grupo de controles básicos. Selecciona del desplegable del control el nombre del archivo de catálogo que cargaste a la plataforma de monitoreo.
2. Para añadir una hoja nueva al formulario, dirígete a la parte inferior y da clic en el botón con el signo de más (+)
3. En el listado de controles, selecciona el control de “Etiquetas”, para añadir texto y escribir las indicaciones sobre el llenado de tu formulario.
4. Además sobre ese mismo listado, puedes agregar preguntas de tipo opción múltiple con el control “Opciones”.
Por ejemplo:
Evalúa las condiciones de:
ÁREA DE VIGILANCIA:
- Limpia
- Sucia
¿El agente de seguridad llena los reportes correspondientes? Evalúa su desempeño a continuación:
BITÁCORA DE ENTRADAS Y SALIDAS DE VEHÍCULOS
- Sí
- No
5. Para añadir datos como la ubicación, fotografías múltiples, documentos, y/o firma digital, deberás añadir una hoja nueva para cada control compuesto. A diferencia de los controles básicos como opciones y cajas de texto, cada control compuesto necesita su propia hoja en el formulario.
6. Una vez añadida la hoja, nuevamente en el panel lateral izquierdo, dirígete a “Control de tipo” y da clic en “Compuesto”.
7. Arrastra el control de “Punto de interés” a la hoja y nombrala “Check-In” este control servirá para capturar la ubicación del dispositivo Evidence a la hora de realizar el registro de la información que se mostrará a través de coordenadas y una vista miniatura del mapa.
8. Selecciona el control de “firma digital” para capturar la firma de guardia y supervisor, que servirá para dar fe de la información capturada.
9. Realiza lo anterior con la demás información y añade los controles que necesites, ya sean del tipo básico o compuesto.
10. Cuando hayas terminado de crear tu formulario, da clic en siguiente. A continuación, deberás asignar el formulario a los dispositivos Evidence. Puedes seleccionar los dispositivos uno por uno, o por grupos.
11. Una vez asignado el formulario, da clic en guardar.
Siguiendo este tutorial, podrás crear un formulario que se adapte a tus necesidades específicas de supervisión para guardias de seguridad. Las características de los formularios digitales permiten una mayor flexibilidad y facilidad de uso a la hora de capturar información.
Esperamos que este tutorial te resulte útil e informativo. ¿Tienes alguna duda?
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