El propósito de un catálogo de limpieza ejecutiva es facilitar el llenado de formularios en campo. De esta manera, tus supervisores ahorrarán tiempo, a la vez que se disminuyen errores en la captura de datos.
Si ya utilizas las apps móviles Evidence o Gather para supervisión de personal en campo, todos estos conceptos te resultarán familiares. De lo contrario, te explicamos brevemente:
Los formularios son una herramienta configurable desde la plataforma de monitoreo de Ubiqo; estos se asignan a tu personal (supervisores, aseguradores, representantes, etc.), como herramienta de trabajo.
En un formulario, los catálogos se ven como barras desplegables. Dependiendo de lo que elijas en una, se te mostrará cierta información; o bien, más barras desplegables.
En este tutorial, te guiaremos paso a paso en el proceso para crear un catálogo de limpieza ejecutiva.
Primero, imagina que tu empresa de limpieza ejecutiva tiene clientes en Querétaro, Ciudad de México, Estado de México y San Luis Potosí. Dado que muchos de estos clientes son frecuentes, piensas que sería más sencillo colocarlos a todos en una lista, de manera que tu supervisor en campo pueda elegir el que corresponda a su visita. Por lo tanto, es necesario un catálogo que solicite lo siguiente:
- Zona (estado) donde se encuentra el cliente.
- Nombre del cliente
Al crear tu formulario, será posible añadir un campo de texto para clientes nuevos, pero de momento solo crearemos el catálogo.
Crea un nuevo catálogo
1. Accede a la plataforma de monitoreo con tu usuario y contraseña.
2. En la pantalla principal, dirígete a la barra superior. Ahí, da clic en el botón Formularios.
3. La página te llevará a la sección Administrador de formularios dinámicos. Justo debajo de la barra superior, encontrarás un menú gris con diferentes botones. Selecciona el que dice “Formularios”. Esto desplegará tres opciones; da clic en Catálogos.
4. Se abrirá la sección Administrador de catálogos. A la derecha del título –sobre la barra verde– encontrarás el botón “Descargar demo”. Da clic en él.
Esto iniciará la descarga de un documento en formato “xlsx”, titulado “Demo File”.
Nota: Asegúrate de que tu navegador permita las descargas del sitio; de lo contrario, deberás solucionar esto en la configuración.
5. Una vez que la descarga haya finalizado, abre el archivo.
Diseño del catálogo de limpieza ejecutiva
Dentro del archivo de Excel, encontrarás tres hojas: “Primera lista”, “Segunda lista” y “Tercera lista”. Cada una de ellas funcionará como una base de datos que, al contestar el formulario, ofrecerá las opciones configuradas.
Antes de iniciar con el diseño, recuerda cambiar el nombre de tu archivo por alguno que puedas identificar posteriormente en la plataforma. Para este ejemplo, usaremos el nombre “Clientes limpieza ejecutiva (Por zona)”.
Hoja “Primera lista”
1. En la hoja Primera lista, podrás encontrar dos columnas llamadas “id_principal” y “valor”. No cambies estos nombres, ya que servirán para que la plataforma pueda reconocer el archivo como un catálogo.
2. En todas las hojas, la columna “id_principal” estará numerada a partir de 0. Añade o elimina números, de ser necesario.
3. Por default, el documento contiene información que te servirá de ejemplo, dentro de las columnas. Puedes borrar estos datos, siempre procurando ––como ya mencionamos–– no eliminar los títulos “valor”, “id_principal”, “id_secundario”, etc.
4. En la columna “valor” de la primera hoja, añade los estados de México en los que se encuentran tus clientes.
Hoja “Segunda lista”
1. En la hoja Segunda lista, encontrarás tres columnas: “id_secundario”, “valor” y “id_principal”. En “valor”, enlista los nombres de tus clientes.
2. En la columna “id_principal”, añade el número que corresponda a cada estado. Los números se obtienen de la hoja Primera lista.
Por ejemplo, en Primera lista escribimos “Querétaro” y le asignamos el número “0”; por lo tanto, cualquier cliente de Querétaro enlistado en Segunda lista, deberá tener el número “0” en la columna “id_principal”.
Hoja “Tercera lista”
Para la creación de este formulario, no es necesario el uso de una tercera hoja. Por lo tanto, da clic derecho sobre la pestaña Tercera lista y selecciona “Eliminar”.
Sube el catálogo a la plataforma
1. Al terminar el catálogo, verifica que toda la información sea correcta y que la numeración coincida.
2. Guarda el archivo. Si realizaste el catálogo en Google Sheets, dirígete al menú superior en el apartado de archivo y selecciona la opción Descargar > Microsoft Excel. Si estás trabajando directamente desde Excel, sólo necesitas guardarlo.
3. Ahora, vuelve a la plataforma de monitoreo en el navegador. Si se ha cerrado la sesión, deberás ingresar de nuevo con tu usuario y contraseña.
4. Dirígete nuevamente a la sección de Formularios > Catálogos. (Ver pasos 2 y 3)
5. La página te dirigirá al Administrador de catálogos. A la derecha del título –sobre la barra verde– encontrarás tres botones grises. Da clic sobre Subir archivo Excel y selecciona el que acabas de modificar. Da clic en Abrir.
6. Si tu catálogo se ha subido a la plataforma correctamente, verás un recuadro verde en la esquina superior derecha de la pantalla, con el texto: “Catálogo de usuario. Catálogo procesado correctamente”.
Si, en lugar del recuadro verde, aparece uno rojo advirtiendo que algo ha salido mal, es probable que haya algún error con el archivo de Excel. En este caso, vuelve al documento y verifica que todos los datos sean correctos y que no hayas modificado el título de las columnas predeterminadas.
¡Listo! Ahora tienes un nuevo catálogo de limpieza ejecutiva, para agregar a tus formularios. Sigue consultando nuestro blog, para aprender a crear catálogos de investigación de mercado inmobiliario y otras ramas. Solo da clic aquí.
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