Es posible que ya conozcas las condicionales de Evidence; una herramienta que agiliza el llenado de formularios en campo. 

En este artículo, te guiaremos en el proceso para crear un formulario condicionado para repartidores. Recuerda que se trata de un ejemplo, por lo que tienes la libertad de adaptar este tutorial a tus necesidades, añadiendo o eliminando campos. 

Lo más importante es explorar las condicionales. “La práctica hace al maestro”,  y jugar con esta herramienta te permitirá aprovechar todo su potencial. 

Para este ejemplo, generaremos un formulario con la pregunta: “¿Se realizó la entrega?”.

Si la respuesta es “Sí”, se solicitará: 

• Nombre de quien recibe.
• Punto de interés (es decir, la ubicación exacta).
• Fotografía de evidencia.
• Firma de conformidad.

Si la respuesta es “No”, se solicitará: 

• Motivo por el que no se realizó la entrega.

¡Comencemos!

Crea un nuevo formulario

1. Ingresa a la plataforma de monitoreo con tu usuario y contraseña.

2. En la pantalla principal, dirígete a la barra superior. Ahí, haz clic en el botón Formularios. 

3. La página te llevará a la sección Administrador de formularios dinámicos. A la derecha de la pantalla, sobre la franja verde, encontrarás el botón “Agregar nuevo formulario”. Haz clic en él. 

4. Se te pedirá introducir un título y una descripción para tu formulario. Recuerda que el título podrá verlo la persona que llene el formulario, por lo que es importante elegir un nombre que defina bien el contenido. 

La descripción aparecerá en el Administrador de formularios dinámicos, por lo que únicamente es una guía para que puedas reconocer el formulario.

5. Debajo del título y la descripción, podrás definir los permisos.

Enviar por Wi-Fi

Indica que un formulario contestado solo podrá enviarse al supervisor, cuando el dispositivo esté conectado a una red Wi-Fi. Mientras no esté conectado, el formulario aparecerá en espera de ser enviado. Esto sirve para evitar el uso innecesario de datos móviles. 

Edición de capturas

Permite al personal en campo editar las imágenes que se enviaron a través del formulario.

Validación de capturas

Al marcar esta opción, se evita que los formularios pasen directamente a “aprobados”. Antes de esto, se necesitará que un supervisor valide que el formulario se ha llenado correctamente. 

Autoguardado

Indica que, mientras estás creando un formulario, la página irá guardando los cambios. De esta manera, si llegaras a salir por error, la plataforma podrá proporcionarte los cambios almacenados. Se recomienda siempre seleccionar esta opción. 

Una vez que hayas elegido los permisos, haz clic en Crear

Diseño de un formulario condicionado para repartidores

6. La plataforma te mostrará un nuevo panel. Del lado izquierdo, verás el listado de controles; es decir, el tipo de preguntas o solicitudes que puedes realizar al personal que llena el formulario.

Para introducir una pregunta al formulario, haz clic en el control de tu elección, y lo verás aparecer en el lado derecho del panel. 

7. Los formularios se dividen por hojas. En el lado inferior de la pantalla, podrás consultar en qué hoja te encuentras. Al crear un nuevo formulario, este solo tendrá una hoja, representada por el número 1, sobre un círculo azul. 

Primera hoja

8. De manera predeterminada, el lado derecho del panel tendrá un cuadro de texto donde deberás ingresar el título de la primera hoja. Para este ejemplo, escribe “DATOS GENERALES”.

Recuerda que tus repartidores podrán visualizar estos títulos. 

Ahora, como establecimos en el ejemplo, necesitamos colocar la pregunta: “¿Se realizó la entrega?”.

Para ello, en el menú izquierdo, haz clic en Opciones. Esto añadirá el campo al formulario. En el recuadro “Contenido de etiqueta”, añade el texto “¿Se realizó la entrega?”.

Debajo, agrega las siguientes opciones:

• Sí
• No

10. A la derecha, encontrarás la casilla “Obligatorio”. Selecciónala para que tu personal en campo deba contestar esa pregunta, antes de enviar el formulario. De lo contrario, podrían evadirla. 

Utiliza esta opción para todos los campos que creas necesarios. 

11. Siguiendo nuestro ejemplo, necesitaremos un campo que pregunte por qué no se realizó la entrega, en caso de que la respuesta al campo anterior sea negativa. 

IMPORTANTE:

Añadiremos las condicionales hasta terminar de estructurar el formulario. 

En el menú izquierdo, haz clic en Opciones. Esto añadirá el campo al formulario. En el recuadro “Contenido de etiqueta”, añade el texto “Motivo por el que no se realizó la entrega”.

Debajo, agrega posibles opciones. En este ejemplo, colocaremos las siguientes: 

• El destinatario no se encontraba
• El destinatario no quiso recibir el paquete
• Datos insuficientes de entrega
• Otro

Por supuesto, eres libre de incluir las opciones que mejor se adapten a tu empresa. 

12. Listo. Has completado la primera hoja del formulario de tu formulario condicionado para repartidores.

Para añadir una nueva hoja a tu formulario, dirígete a la parte inferior del panel y haz clic en el ícono +. Esto te llevará automáticamente a una segunda hoja. 

Segunda hoja

13. Primero, coloca un título para esta hoja. Siguiendo con nuestro ejemplo, la llamaremos “LUGAR DE ENTREGA”. 

14. Dirígete al menú izquierdo del panel. En la parte superior de este, encontrarás el texto “Control de Tipo:”, seguido de una barra desplegable. Selecciónala y haz clic en Compuesto. Esto te mostrará una nueva lista de controles; es decir, preguntas que puedes añadir a tu formulario. 

La principal diferencia entre los controles básicos y compuestos es que los compuestos deben colocarse cada uno en una hoja distinta. Además, los controles compuestos solicitan información más compleja, como fotografías o documentos. 

15. Selecciona un control del tipo Punto Interés. Este permite al usuario ingresar su ubicación actual exacta, junto a un comentario. La ventaja de este control es que no es posible modificar las coordenadas; por lo tanto, tienes la seguridad de que esa es la ubicación real de tu repartidor al momento de contestar el formulario. 

16. Una vez que hayas terminado, dirígete a la parte inferior del panel y haz clic en el símbolo + para crear una nueva hoja.

Tercera hoja

17. Esta nueva hoja tendrá el título “FOTO DE EVIDENCIA”.

18. Selecciona un control del tipo Fotografía. Esto permitirá que el repartidor añada una fotografía que compruebe la entrega. 

19. Posteriormente, añade una nueva hoja. 

Cuarta hoja

20. Esta nueva y última hoja, tendrá el título “FIRMA DE QUIEN RECIBE”. 

21. Añade un control del tipo Firma digital. Con esto, estarás solicitando una firma de evidencia al final de tu formulario. 

NOTA: Recuerda que este es un ejemplo, por lo que no es necesario que añadas las mismas preguntas o las ordenes de la misma manera. Organiza tu formulario como creas conveniente para tu propósito.

Este fue el proceso para crear un formulario condicionado para repartidores. Consulta nuestra entrada de la próxima semana y descubre cómo añadir condicionales a este formulario. ¡Te esperamos!

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