¿Ya conoces los formularios dinámicos? La aplicación móvil Evidence cuenta con esta funcionalidad, que te permitirá recabar información de tu personal en campo, de forma sencilla.

En esta ocasión, acompáñanos a crear un formulario de limpieza ejecutiva. Si te perdiste nuestro tutorial sobre cómo crear un catálogo para esta rama, puedes consultarlo dando clic aquí. 

El propósito de este formulario de limpieza ejecutiva, será proporcionar a tus supervisores una herramienta para registrar sus visitas. 

Planea tu formulario

Sigamos con el ejemplo que establecimos en el artículo sobre catálogos. Imagina, entonces, que tu empresa de limpieza ejecutiva tiene clientes en Querétaro, Ciudad de México, Estado de México y San Luis Potosí. En este ejemplo, necesitas que tus supervisores recaben la siguiente información en cada visita: 

• Nombre del supervisor
• Fecha y hora de la visita
• Lugar de la visita
• Nombre y ubicación del cliente
• Líder del equipo de limpieza
• Asistencia
• Evidencia del trabajo
• Firma del supervisor

Estructura del formulario

Teniendo en cuenta lo anterior, te será útil dividir esta información en distintas hojas del formulario, para mantener un orden. Por lo tanto, este formulario podría organizarse de la siguiente manera: 

• Hoja 1: Datos generales de la visita

1. Nombre del supervisor (Puedes crear un catálogo de supervisores, siguiendo los mismos pasos que usamos para crear el catálogo de clientes por zona). 
2. Fecha y hora de la visita

• Hoja 2: Lugar de visita

1. Punto de interés

• Hoja 3: Datos del cliente

1. Catálogo de clientes por zona (Usaremos el que creamos en el tutorial de catálogos). 
2. Cuadro de texto (en caso de que el cliente no se encuentre en la lista).

• Hoja 4: Equipo de limpieza

1. Líder del equipo
2. Número de empleados en el turno
3. ¿Asistencia completa? Sí/No

• Hoja 5: Evidencia de trabajo

1. Evidencia fotográfica

• Hoja 6: Firma del supervisor

1. Firma digital

Por supuesto, eres libre de añadir otros campos, para solicitar información como el número de productos de limpieza utilizados, el estado de los uniformes, y más. No obstante, en este tutorial pretendemos mostrarte los campos básicos que necesitarás al crear un formulario de limpieza ejecutiva. 

¿Por qué algunas hojas solo contienen una pregunta?

En la estructura, notarás que separamos elementos como las fotografías y la firma digital en diferentes hojas. Esto se debe a que, en la plataforma, los campos más complejos (códigos de barras, fotografías, documentos, etc.) solo pueden añadirse así. No es posible, por ejemplo, añadir una firma y un documento en la misma hoja.

Esto ayuda a mantener el orden en tus formularios.

¿Cómo crear un nuevo formulario?

1. Ingresa a la plataforma de monitoreo con tu usuario y contraseña.

2. En la pantalla principal, dirígete a la barra superior. Ahí, da clic en el botón Formularios. 

3. La página te llevará a la sección Administrador de formularios dinámicos. A la derecha de la pantalla, sobre la franja verde, encontrarás el botón “Agregar nuevo formulario”. Da clic en él. 

4. Se te pedirá introducir un título y una descripción para tu formulario. Recuerda que el título podrá verlo la persona que llene el formulario, por lo que es importante elegir un nombre que defina bien el contenido. 

La descripción aparecerá en el Administrador de formularios dinámicos, por lo que únicamente es una guía para que tú puedas reconocer el formulario.

5. Debajo del título y la descripción, podrás definir los permisos del formulario.

Enviar por Wi-Fi

Indica que un formulario contestado sólo podrá enviarse al supervisor cuando el dispositivo esté conectado a una red Wi-Fi. Mientras no esté conectado, el formulario aparecerá en espera de ser enviado. Esto sirve para evitar el uso innecesario de datos móviles. 

Edición de capturas

Permite al personal en campo editar las imágenes que se enviaron a través del formulario. 

Validación de capturas

Al marcar esta opción, se evita que los formularios pasen directamente a “aprobados”. Antes de esto, se necesitará que un supervisor valide que el formulario se ha llenado correctamente. 

Autoguardado

Indica que, mientras estás creando un formulario, la página irá guardando los cambios. De esta manera, si llegaras a salir por error, la plataforma podrá proporcionarte los cambios realizados. Se recomienda siempre seleccionar esta opción. 

Una vez que hayas seleccionado los permisos, da clic en Crear

Diseño de un formulario de limpieza ejecutiva

6. La plataforma te mostrará un nuevo panel. Del lado izquierdo, verás el listado de controles; es decir, el tipo de preguntas o solicitudes que puedes realizar al personal que llena el formulario.

Para introducir una pregunta al formulario, da clic en el control de tu elección y lo verás aparecer en el lado derecho del panel. 

7. Los formularios se dividen por hojas. En el lado inferior de la pantalla, podrás consultar en qué hoja te encuentras. Al crear un nuevo formulario, éste solo tendrá una hoja, representada por el número 1, sobre un círculo azul. 

Primera hoja

8. De manera predeterminada, el lado derecho del panel tendrá un cuadro de texto donde deberás ingresar el título de la primera hoja. Siguiendo la estructura que creamos al inicio, escribe “DATOS GENERALES DE LA VISITA”.

9. Lo primero que haremos, será añadir un campo para que los supervisores ingresen su nombre. Para ello, en el menú izquierdo, da clic en Caja de texto. Del lado derecho, verás un nuevo apartado.

Como título, coloca el nombre que tus supervisores verán. Nosotros lo titularemos “Nombre del supervisor”. 

Las cajas de texto permiten que el usuario introduzca una respuesta libre, ya sea en formato de texto, número, teléfono, email o moneda. Elige “Texto”.

10. A la derecha, encontrarás la casilla “Obligatorio”. Selecciónala para que tu personal en campo deba contestarla antes de enviar el formulario. 

Utiliza esta opción para todas las preguntas que creas necesarias. 

11. Del lado izquierdo, en la lista de controles de tipo básico, selecciona Fecha. Esto, tal como el nombre indica, permitirá que tu supervisor añada una fecha específica. 

Recuerda que este campo se contesta libremente; es decir, la fecha ahí reflejada no siempre coincidirá con aquella en la que se llenó el formulario. Esto es útil en caso de que tu investigador decida llenar el formulario al finalizar la semana o al día siguiente, por ejemplo. 

Añade un nombre para este campo, en el cuadro de texto junto a él. Nosotros le llamaremos “Fecha de visita”.

12. De igual manera, añade un control de Hora. Este se comporta de forma similar al campo del punto anterior. 

Como título, introduce “Hora de visita”. 

13. Para añadir una nueva hoja a tu formulario, dirígete a la parte inferior del panel y da clic en el ícono “+”. Esto te llevará a una segunda hoja. 

Segunda hoja

14. Primero, coloca un título para esta hoja. Siguiendo con nuestro ejemplo, la llamaremos “LUGAR DE VISITA”. 

15. Dirígete al menú izquierdo del panel. En la parte superior de éste, encontrarás el texto “Control de Tipo:”, seguido de una barra desplegable. Selecciónala y da clic en Compuesto. Esto te mostrará una nueva lista de controles; es decir, preguntas que puedes añadir a tu formulario. 

La principal diferencia entre los controles básicos y compuestos es que los compuestos deben colocarse cada uno en una hoja distinta. Además, los controles compuestos solicitan información más compleja, como fotografías o documentos. 

16. Selecciona un control del tipo Punto Interés. Éste permite al usuario ingresar su ubicación actual exacta, junto a un comentario. La ventaja de este control es que no es posible modificar las coordenadas; por lo tanto, puedes estar seguro de que esa es la ubicación real de tu repartidor al momento de contestar el formulario. 

17. Una vez que hayas terminado, dirígete a la parte inferior del panel y da clic en el símbolo “+”, para crear una nueva hoja.

Tercera hoja

18. Esta nueva hoja tendrá el título “DATOS DEL CLIENTE”.

19. Aquí, añade tu catálogo de clientes por zona; el que trabajaste en el tutorial de “Catálogo de limpieza ejecutiva”. Para ello, en el menú izquierdo, da clic en Catálogo.

Del lado derecho, verás un nuevo apartado. En la caja de texto, coloca el nombre que tus supervisores verán. Nosotros lo titularemos “Cliente”. 

20. Debajo, hay una barra desplegable. Selecciona el catálogo que creaste; para ello, es muy importante que tengas presente el nombre con el que lo guardaste en plataforma. En nuestro caso, se tituló “CATÁLOGO DE CLIENTES DE LIMPIEZA EJECUTIVA”. 

21. Ahora, en el menú izquierdo, da clic en Caja de texto, para añadirla al formulario. En ella, tu supervisor podrá ingresar el nombre del cliente, en caso de que no se encuentre en la lista. Nosotros titularemos este campo “Cliente (Si no está en la lista)”. 

22. Al terminar, ve a la parte inferior del panel y da clic en el símbolo “+” para crear una nueva hoja.

Cuarta hoja

23. La nueva hoja se titulará “EQUIPO DE LIMPIEZA”.

24. Del lado izquierdo, en la lista de controles de tipo básico, selecciona Caja de texto, y titúlala “Líder del equipo”. 

25. Debajo, añade nuevamente un control de Caja de texto. Sin embargo, en esta ocasión, elige un texto tipo Número. Este campo se titulará “Empleados en el turno”. 

26. Ahora, en el panel izquierdo, selecciona Opciones múltiples. De esta manera, te será posible ofrecer posibles respuestas al supervisor.

Como mencionamos al inicio, lo que queremos en este punto, es que se nos indique si hubo asistencia completa del equipo de limpieza, o no. En el recuadro “Contenido de etiqueta”, añade el texto “¿Asistencia completa?”.

27. Debajo, agrega las siguientes opciones:

• Sí
• No

Cada vez que quieras añadir una nueva opción, solo da clic en el ícono azul de “+”. No obstante, en esta ocasión no será necesario añadir otras opciones. 

28. Al terminar, crea una nueva hoja. 

Quinta hoja

29. La nueva hoja se titulará “EVIDENCIA DEL TRABAJO”.

30. Selecciona un control del tipo Fotografía. Esto permitirá que el investigador añada evidencia fotográfica que compruebe la visita al inmueble. 

31. Selecciona el número de fotografías que se pueden capturar, y si todas son obligatorias, o solo una. 

32. Al terminar, crea una nueva hoja. 

Sexta hoja

33. La nueva hoja se titulará “FIRMA DEL SUPERVISOR”.

34. Selecciona un control compuesto, del tipo Firma digital. Aquí, tu supervisor podrá añadir su firma, para verificar que, efectivamente, fue él o ella quien llenó el formulario. 

35. Cuando estés satisfecho con el armado de tu formulario, da clic en Siguiente. 

Guarda tu formulario de limpieza ejecutiva

36. Esto te llevará al panel Asignación de dispositivos. Elige en qué dispositivos quieres que aparezca tu formulario; es decir, qué colaboradores podrán encontrar este formulario en su aplicación Evidence. 

37. Cuando hayas finalizado, da clic en Guardar.

El panel se cerrará y verás un recuadro verde en la esquina superior derecha de la pantalla. Éste te confirmará que el formulario se creó. 

38. Listo. Podrás encontrar el formulario enlistado en la sección Administrador de formularios dinámicos. 

¡Listo! Ahora tienes un nuevo formulario de limpieza ejecutiva. Sigue consultando nuestro blog, para aprovechar todas las herramientas que te ofrecemos. Solo haz clic aquí.

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