Recientemente, en este blog, hablamos sobre el concepto de “plan de continuidad de negocio”. Éste se refiere a las estrategias para responder a aquellos eventos que podrían amenazar los procesos de la empresa.
Crear un plan de continuidad de negocio es una tarea en teoría sencilla, pero laboriosa en ejecución. No podemos armar un plan a la ligera; es necesario sentarse y analizar con calma todos los posibles riesgos a los que se enfrenta nuestra empresa.
En este artículo te describiremos paso a paso cómo se puede crear un plan de continuidad de negocio. Para ello, utilizaremos ejemplos concisos que te permitirán entender mejor cada punto.
Pasos para crear un plan de continuidad de negocio:
1. Comprensión de la organización
Obtén una comprensión completa de la organización, incluyendo sus procesos críticos, recursos clave, y dependencias internas y externas.
Esto, puesto en palabras simples, quiere decir que debes identificar qué recursos son más valiosos para tu empresa. Es decir: si se presenta un imprevisto, ¿qué elementos mantendrían el negocio a flote?
Pongamos por ejemplo un restaurante de mariscos, cuyos recursos clave serían la cocina, los proveedores y quizá la caja registradora o sistema de pago. Elementos extras, como el aire acondicionado o las decoraciones, pasan a segundo plano.
2. Identificación de riesgos
Realiza un análisis de riesgos para identificar posibles amenazas que podrían interrumpir las operaciones, como desastres naturales, fallas tecnológicas, crisis de seguridad, entre otros.
Siguiendo el ejemplo del restaurante –que sostendremos a lo largo del artículo, para una explicación más clara–, los peligros podrían ser incendios, sismos o huracanes. La ubicación del lugar y de sus proveedores influirá fuertemente en las amenazas potenciales.
Tal vez este restaurante se ubique en Querétaro, pero si el proveedor de mariscos es de Guerrero, al restaurante le afectaría cualquier huracán o tormenta.
Al crear un plan de continuidad de negocio, puedes añadir tantos riesgos como creas necesarios. Sólo recuerda tomarte el tiempo de visualizar cada uno como algo factible; es decir, no basta con pensar en el problema, sino que debes tomarte en serio el considerar una solución.
3. Evaluación de impacto
Evalúa el impacto potencial de estos riesgos en las operaciones de la organización, tanto en términos financieros como operativos. Esto incluye el tiempo de inactividad esperado.
Nuestro restaurante de mariscos deberá, entonces, calcular qué daños traerían consigo los riesgos visualizados en el paso 2. Un incendio quizá signifique reparaciones o reposición de mesas, instrumentos de cocina, etc.
Por otro lado, una tormenta en la región de los proveedores podría suponer que los ingredientes no llegarán a tiempo.
4. Establecimiento de objetivos de continuidad
Define los objetivos específicos que el plan de continuidad de negocio debe lograr, como la minimización del tiempo de inactividad, la protección de los activos críticos, y la garantía de la seguridad del personal.
Nuestro restaurante hipotético tendrá como objetivo mantener una buena imagen y minimizar su tiempo de inactividad.
5. Desarrollo de estrategias de continuidad
Desarrolla estrategias y medidas para mitigar los riesgos identificados y mantener las operaciones en funcionamiento durante una interrupción. Esto puede incluir la implementación de sistemas de respaldo, la diversificación de proveedores, y la creación de planes de comunicación.
Por lo anterior, la estrategia del restaurante de mariscos será tener un proveedor de respaldo y, de ser necesario, informar al público el cese de servicio.
6. Planificación de la respuesta
Define los procedimientos y acciones específicas que se llevarán a cabo en caso de una interrupción, incluyendo la asignación de roles y responsabilidades, la activación de equipos de respuesta de emergencia, y la coordinación con partes interesadas clave.
Si siguiéramos con el ejemplo de la tormenta, el restaurante deberá asegurarse de tener un encargado de marketing que informe al público de los cambios que se realizarán. Otra persona contactará al proveedor provisional.
En casos más inmediatos –como sismos o incendios– lo correcto sería que existiera una brigada, o bien, un encargado de seguridad.
7. Desarrollo del plan de continuidad
Documenta todos los detalles del plan de continuidad de negocio en un documento formal, asegurándote de que sea claro, completo y fácil de entender.
Esto incluye números de teléfono de emergencias, contactos de proveedores provisionales y hasta estrategias de redes sociales.
8. Pruebas y entrenamiento
Realiza pruebas periódicas del plan de continuidad para identificar posibles debilidades y garantizar su eficacia. Proporciona entrenamiento regular a los empleados para asegurar que estén familiarizados con los procedimientos de respuesta.
Quizá este paso te resulte familiar, ya que es precisamente lo que se hace con los simulacros: entrenar a todos los involucrados ante una emergencia.
9. Actualización y mantenimiento
Revisa y actualiza el plan de continuidad de negocio regularmente para reflejar cambios en la organización, tecnología, y el entorno operativo. Asegúrate de mantener la documentación relevante y los contactos actualizados.
Nuestro restaurante de mariscos deberá revisar los contactos de sus proveedores secundarios, con regularidad.
10. Revisión post-evento
Después de una interrupción real, revisa el desempeño del plan de continuidad y haz ajustes según sea necesario para mejorar la preparación y respuesta futuras.
Un ejemplo real de esto es lo que sucedió después de la crisis por el COVID-19: es muy probable que la mayoría de las empresas ahora cuenten con un apartado de “pandemias” en sus planes de continuidad de negocio.
¡Todo listo!
Ahora que sabes cómo crear un plan de continuidad de negocio, es tu turno. Sigue los pasos y considera realizar una investigación de posibles amenazas en tu zona.
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