Si tienes personal que captura información en campo —ya sean técnicos, promotores, representantes médicos o supervisores de limpieza— sabes que los formularios en papel o los formularios digitales genéricos tienen un problema en común: generan muchos errores.
Preguntas que no aplican para ciertos casos, campos que se dejan en blanco, capturas incompletas o respuestas que se contradicen entre sí. Todo eso se traduce en tiempo perdido al procesar la información y, en el peor caso, en decisiones operativas basadas en datos incorrectos.
Los formularios condicionales de Evidence están diseñados para resolver exactamente ese problema.
¿Qué es un formulario condicional?
Un formulario condicional es aquel en el que las preguntas que aparecen cambian según las respuestas anteriores del usuario. En lugar de mostrar todos los campos de golpe, el formulario se adapta al contexto de cada visita o actividad.
Por ejemplo: si un técnico responde que el equipo que revisó está en buen estado, el formulario solo le pedirá confirmar los datos de la revisión. Pero si responde que el equipo tiene una falla, el formulario desplegará automáticamente campos adicionales: tipo de falla, severidad, acción correctiva realizada, fotografía del daño, firma del responsable.
¿Por qué reduce errores?
La razón es simple: el formulario solo muestra lo que es relevante para cada situación. El personal de campo no tiene que adivinar qué campos llenar ni saltarse secciones que no aplican. Esto tiene tres efectos directos:
- Menos campos vacíos: El usuario solo ve lo que debe responder, así que las omisiones se reducen drásticamente.
- Mejor calidad de datos: Las respuestas inconsistentes disminuyen porque el formulario guía el flujo de captura.
- Mayor velocidad en campo: El personal no pierde tiempo leyendo campos que no le corresponden, lo que agiliza cada visita.
Casos de uso prácticos
Representantes médicos
Un representante visita a un médico. Si el médico no estaba disponible, el formulario solo pide reagendar la visita e indicar por qué no pudo ser completada. Si el médico atendió la visita, despliega el flujo completo: muestra de producto, seguimiento a muestras anteriores, captura de firma.
Supervisores de limpieza ejecutiva
Un supervisor revisa una instalación. Si todo está correcto, el formulario cierra con una confirmación y fotografía. Si detecta una incidencia, el formulario despliega campos adicionales para clasificar el incidente, asignar responsable y capturar evidencia fotográfica.
Técnicos e instaladores
Un técnico realiza una instalación. Si el proceso fue exitoso, el formulario cierra con firma de conformidad del cliente. Si hubo un problema durante la instalación, el formulario solicita descripción del problema, tiempo adicional requerido y tipo de materiales utilizados.
¿Cómo se configuran?
Los formularios condicionales se crean desde la plataforma de monitoreo de Ubiqo, sin necesidad de conocimientos técnicos. Puedes definir las condiciones de visibilidad para cada campo: qué pregunta aparece, bajo qué respuesta, y en qué orden; o bien, condicionar una sección completa (también conocidas como hojas en el formulario). Una vez publicado el formulario, está disponible inmediatamente para tu equipo desde la app Evidence en sus dispositivos móviles.
¿Quieres ver cómo crear un formulario condicional? Visita nuestros tutoriales aquí.