Para una correcta supervisión de entregas de muebles, el rol del coordinador de operaciones es extremadamente importante. De ésta persona depende que la mercancía se entregue en tiempo y forma, sin complicaciones. No importa si tu mueblería es una empresa pequeña o gigante. El contar con un supervisor de operaciones y el equiparlo con las herramientas de trabajo necesarias, siempre será la manera más eficiente de lograr tus objetivos.
Pero, ¿cómo se diseña un plan de supervisión?, ¿se necesita de una persona completamente experimentada?
Cómo elegir al supervisor más apto para tu operación
Uno de los puntos más importantes para elegir al personal adecuado es considerar la demanda de entregas y su frecuencia. Un supervisor experimentado tendrá más facilidad para adaptarse a situaciones de alta demanda, tiempos cortos para planificar las rutas y mayor cantidad de mercancías en movimiento. Mientras que, un supervisor relativamente nuevo, se desarrollará mejor en un ambiente de trabajo que le permita aprender a un ritmo no tan acelerado.
Además, es necesario tomar en consideración el tipo de entregas o repartos de muebles que se utilizan para los procesos. ¿La empresa cuenta con sus propios repartidores o subcontrata empresas de entregas? Este punto marca una gran diferencia para las actividades del supervisor de operaciones. En el caso de contar con personal interno que se dedique a realizarlas entregas, el supervisor tendrá responsabilidades directamente relacionadas con su desempeño: por ejemplo, la planificación de rutas, el seguimiento del proceso y el monitoreo de eficiencia.
Por otra parte, si cuentas con un proveedor del servicio de reparto, el supervisor o coordinador de operaciones será el nexo entre ambas empresas, pero sin las labores directas de gestión de personal operativo.
¿Qué hacer si algo sale mal durante la entrega de muebles?
En el día a día es casi imposible evitar que suceda algún tipo de percance que afecte la entrega del mobiliario, incluso con la planificación más cuidadosa posible. Sin embargo, eso no significa que no puedas prepararte para las eventualidades más comunes o que tienen más posibilidades de ocurrir y preparar un plan de contingencia.
¿Qué puede salir mal y qué hacer?
Dentro las situaciones más comunes están las siguientes:
Retrasos en ruta por tráfico: ¿Qué hacer? La manera más sencilla de preparar las entregas de mobiliario ante esta situación es planificar las rutas con tiempo y dividir las entregas por zonas. Es importante tomar en cuenta las vialidades de acceso rápido y organizar los puntos de entrega para que se siga una ruta ordenada. En caso de no encontrar al cliente, se puede seguir con la ruta y dejar esta ubicación al final.
Direcciones incorrectas o difíciles de encontrar: ¿Qué hacer? No todos los repartidores conocen en su totalidad la zona a la que van a moverse. Para solventar esto, el contar con direcciones basadas en geolocalización es lo más recomendable. Hay dos opciones: llevar formatos impresos con éstas y que el personal las busque en un servicio de maps en su móvil (poco práctico) o bien, llevar las directamente en una aplicación móvil con opción a revisar toda la información (referencias, notas y teléfono) además de abrir la ubicación en el mapa.
Muebles dañados: ¿Qué hacer? Lo primero es diferenciar dónde ocurre el daño: desde el almacén, durante el proceso de carga y descarga o al momento de la entrega al cliente (colocación y retiro de empaque/emplayado). Para saberlo hay dos maneras. Ambas involucran a tu personal de entregas, una revisión del mobiliario en la recepción del almacén y durante la entrega. La primera es implementando un reporte o checklist de revisión impreso (no siempre tan confiable) que indique qué hay que revisar (rayones, manchas, emplaye, daños estructurales etc); la segunda, además del checklist, incluye captura de una fotografía de evidencia de cómo reciben la mercancía, cómo la entregan y cómo la colocan (más rápido y fácil de comprobar). Lo más sencillo es utilizar una aplicación móvil con formularios que también capture fotografías y te genere el reporte en automático.
Una vez que tienes definido ésto, puedes atender la etapa del proceso responsable implementando mayor cuidado en el manejo de la mercancía.
Ventajas de contar con un supervisor de entrega de mobiliario
El supervisor o coordinador podrá ayudarte a mantener buenos estándares de calidad en cuanto a entregas, además del estatus de la mercancía en general. Al implementar estos lineamientos y reportes, se pueden detectar mermas o daños en almacén antes de entregarle al cliente, y así, ahorrar reclamaciones.
La entrega de muebles es el último paso donde tu empresa tiene algo de control. Es el momento justo antes de que el cliente reciba su mercancía y quede maravillado o molesto. Por ello es importante prestarle especial atención a este proceso.Cuidar tus entregas te ayudará a ahorrar tiempo y dinero. Además, contar con una mejor organización de las rutas de entregas también volverá a tu personal de reparto más eficiente. Así, poco a poco verás una mayor eficiencia con más entregas por día.