Retomando la importancia de los catálogos en los formularios de supervisión de seguridad privada, recordamos que un catálogo es un listado de información que funge como una base de datos, la cual puedes escoger al momento de llenar el formulario. 

Sin embargo, existe la posibilidad de que por alguna u otra razón, haya información que necesita ser modificada. Por ejemplo, bajas y altas de personal, incremento de zonas residenciales a cubrir, etc.

Por este motivo, es importante mantener actualizada ésta información en los catálogos con el fin de facilitar el registro para tener una eficiencia y control de actividades. De lo contrario, el personal de supervisión y seguridad, no tendrá los datos más recientes disponibles en la app móvil Evidence, para llenar adecuadamente los formularios.

(Si te perdiste cómo crear un catálogo de supervisión de formularios para guardias de seguridad, da clic en el siguiente enlace y aprende cómo realizarlo).

Si ya sabes cómo crear formularios y catálogos, te invito a qué continúes leyendo la siguiente nota para aprender a actualizar la información de estos listados para tus formularios para guardias de seguridad.

Por ejemplo, si al momento de que estas realizando tu formulario, decides agregar los campos de datos, tendrás que estar modificando y rediseñando el formulario cada que necesitas agregar más información; lo que a la larga afecta en cuanto a tiempo. Además, tendrás múltiples ediciones del mismo formulario, lo que podría causar confusión. Por ello, esto no es muy recomendable cuando utilizas información que cambia a lo largo del tiempo.

Por otra parte, si optas por agregar información a través de la creación de catálogos, será más fácil editar los datos. Esto se realiza de manera independiente a la edición directa del formulario, es decir, sin modificar los controles de las hojas; lo cual logra que no se afecte el diseño del formulario inicial.

¿Cómo puedo actualizar la información de un catálogo?

Actualizar la información de un catálogo es muy fácil, y sobre todo útil ya que tendrás un mejor control de datos. 

Cabe destacar que no solo sirve para agregar información nueva sino también para sustituir los valores anteriores por nuevos.

A continuación te explico cómo hacerlo:

1. Abre el archivo Excel del catálogo. El original que cargaste a la plataforma de monitoreo.

2. En la primera hoja llamada “RESIDENCIAL”, sitúate en la columna “Valor” y agrega una nueva zona residencial.

3. Continúa con la numeración en “id_principal”

4. Pasa a la segunda hoja “GUARDIA”, y de igual forma, en la columna “Valor”, agrega los nombres de los nuevos guardias de seguridad.

5. Posteriormente enumeralos en la columna  “id_secundario” y relaciona el número del residencial con los guardias en “id_primario”.

Sustitución de datos 

Ahora bien, para sustituir valores, sigue los siguientes pasos.

1. En la segunda, donde se encuentran los nombres de los guardias de seguridad, cambia el nombre del guardia 11 en la columna “Valor”.

Es importante mencionar que también puedes modificar el número del “id_principal” para asignar guardias a distintos residenciales. solo recuerda que el único valor que siempre debe tener un orden, es el de “id_secundario”, iniciando del cero.

2. Dirígete a la tercera hoja “TURNO”. Añade los valores de matutino y vespertino para cada nuevo guardia que agregaste en la hoja anterior.

3. Continúa con la numeración en “id_terciario”.  

4. En la columna de “id_secundario” añade el número de cada guardia a cada turno. 

Como resultado, cada guardia debe de quedar con ambos turnos, para que  se puedan visualizar dentro del formulario. 

5. Una vez que hayas checado que todos los datos son correctos y esté todo listo, modifica el nombre del archivo con la fecha. Eso ayuda a diferenciarlo del primer catálogo que realizaste.

6. Para finalizar guarda el archivo. Si actualizaste el catálogo en Google Sheets, dirígete al menú superior en el apartado de archivo y selecciona la opción descargar como “Microsoft Excel”. Si estás trabajando directamente desde Excel, solo necesitas guardarlo.

Actualización de catálogo en plataforma

La nueva versión del catálogo se subirá de la misma manera en la que se subió anteriormente el primer catálogo. 

1. Accede a la plataforma de Monitoreo de Ubiqo con tu usuario y contraseña.

2. Dirígete al panel superior y haz clic en la opción “Formularios” y en la esquina izquierda y da clic para desplegar el menú.

A continuación da clic en la opción de “Catálogos”.

3. Dirígete a la esquina superior derecha, y da clic en el botón de “Subir archivo Excel.” Carga el nuevo documento.

4. Ubica nuevamente la opción “Formularios” y despliega el menú para ir al administrador de formularios.

En este apartado tendrás que buscar el formulario de guardias de seguridad que creaste.

5. Da clic en el desplegable del formulario para ver sus hojas y selecciona la hoja llamada “Datos del guardia”.

6. Da clic en el control de catálogos y selecciona el nuevo catálogo que subiste a la plataforma previamente. 

7. Checa que el nombre corresponda a la nueva versión y da clic en confirmar.

¿Cómo sé si la nueva versión de mi catálogo ha quedado lista en el formulario?

Para usar la nueva versión de catálogo en la aplicación Evidence, necesitas pedirle a tus supervisores de guardias de seguridad que abran el formulario en su dispositivo con la app Evidence y sincronizar el nuevo catálogo. 

Recuerda mencionarles que esta acción requiere conexión a Internet. Una vez realizado este paso, podrán utilizarlo.

¿Tienes alguna duda sobre la creación y actualización de catálogos?

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Espero que este tutorial te haya sido de utilidad.