Los formularios dinámicos de Evidence pueden adaptarse para cualquier tipo de operación o tarea que necesites. Son adaptables a tus necesidades y líneas de negocio.

Una herramienta que acompaña a los formularios son los catálogos, que te permiten añadir datos de forma más ordenada que nunca, para que tengan sentido a la hora de visualizarlos en la app.

La ventaja que tiene el diseñar formularios de supervisión de guardias de seguridad utilizando catálogos, es que puedes introducir grandes cantidades de datos sin tener que escribirlas en el propio formulario.

Editar cada vez significa crear nuevas versiones, lo que puede ser tedioso y llevar más tiempo del necesario para el registro de información o el diseño; así como complicar la descarga de reportes.

Diseñar formularios más cortos significa brindar una experiencia de captura más ágil a tu supervisor.

¿Qué puedo añadir a mi catálogo de supervisión de guardias de seguridad?

La función de un catálogo dentro de un formulario, es la de organizar información y simplificar la selección de grandes cantidades de opciones. En este caso, la supervisión del personal de seguridad requiere de una organización de los datos de los guardias, los lugares a los que atienden y los turnos asignados. Es mucho más sencillo colocar esto en un catálogo para evitar editar varias veces el formulario, considerando que, el personal de seguridad suele tener una alta rotación. Esto implicaría hacer una modificación cada que se algún guardia deje de trabajar en la empresa o se contraten nuevos. 

Los datos que puedes añadir en este catálogo, pueden ser: zona de trabajo (nombre del residencial o condominio), turno (matutino o vespertino) y nombre del guardia de seguridad.

Es importante resaltar que puedes agregar los catálogos que necesites, no hay un límite, los formularios de Evidence soportan la cantidad que requieras de catálogos.

¿Cómo puedo crear mis catálogos?

Los catálogos se crean a partir de una hoja de cálculo que te proporciona la misma plataforma web de Ubiqo. En esta plantilla ya vienen registrados varios elementos guía que indican los valores que y el orden que deben cumplirse. De este modo, a la hora de cargar el archivo en formato Excel en la plataforma, éste puede ser detectado como catálogo.

Para descargar la plantilla, sigue los siguientes pasos:

1. Accede a la plataforma de Monitoreo de Ubiqo con tu usuario y contraseña.

2. Dirígete al panel superior y haz clic en la opción “Formularios”. A continuación, te aparecerá una ventana donde podrás ver los formularios creados; Dirígete a la parte superior de ésta y da clic en “Catálogos”

3. En el administrador de catálogos, selecciona la opción “Descargar Demo”.

4. Cuando hayas descargado el demo a tu computadora, podrás empezar a editarlo y diseñar tu catálogo.

Diseño del catálogo para supervisión de guardias de seguridad

Diseñar tu catálogo es muy sencillo, cada hoja que contiene el archivo de cálculo va a jugar el papel de una base de datos, lista para ser llenada con la información que tengas previamente. En este caso los datos de tu personal de seguridad, al archivo lo llamaremos “Nombres de guardias de seguridad”.

Cabe mencionar que este es un catálogo compuesto y los catálogos compuestos se componen por niveles, es decir, cada hoja del documento representa un nivel y en cada uno podrás añadir información que se relacionen entre sí.

1. Al ser esté un catálogo compuesto, este tendrá tres niveles (hojas) las cuales debes de renombrar con los siguientes títulos: “Residencial, Guardia y Turno”.

2. En la primera hoja podrás encontrar dos columnas llamadas, “id_principal” y “valor”. No cambies el nombre de éstas, ya que servirán para que la plataforma pueda reconocer el archivo como catálogo.

3. En la columna de “valor” de la primera hoja, añade las zonas que atienden los guardias, y enumera la lista a partir del cero, en la columna de “id_principal”.

4. Posteriormente en la hoja dos, encontrarás tres columnas: “id_secundario”, “valor”  “id_principal”.

5. En la columna valor, agrega el nombre de cada uno de los guardias de seguridad, y enumeralos en el “id_secundario”. Mientras que para el “id_primario” tendrás que añadir el número residencial al que atiende cada guardia.

6. Para la tercera y última hoja, de igual manera encontrarás tres columnas con los siguientes encabezados: “id_terciario”, “valor”, “id_secundario”.

7. En la columna valor, coloca los turnos de trabajo de cada guardia; Matutino y Vespertino. Debes enumerarlos en el “id_terciario” para luego relacionarlos con los nombres de cada uno de los guardias en el “id_secundario”. En este caso, tendrás que asignar dos valores por cada guardia de seguridad.

8. Después de terminar el catálogo, verifica que toda la información sea correcta y que la numeración coincida. 

9. Guarda el archivo. Si realizaste el catálogo en Google Sheets, dirígete al menú superior en el apartado de archivo y selecciona la opción descargar como “Microsoft Excel”. Si estás trabajando directamente desde Excel, solo necesitas guardarlo.

¿Cómo puedo subir un catálogo a la plataforma?

Una vez que hayas verificado que tu catálogo está realizado correctamente sigue los siguientes pasos: 

1. Dirígete al panel superior derecho, y da clic en “Formularios”.

A continuación se desplegará el administrador de formularios.

2. Ubica la barra superior en color verde y selecciona “Nuevo Vía Excel”.

3. Da clic en subir archivo Excel y elige el archivo desde tu computadora.

Beneficios de usar catálogos en tus formularios dinámicos

Usar un catalogo para formularios dinámicos te puede ayudar en:

• Ahorrar tiempo de creación y diseño. No pasarás horas añadiendo campos de uno por uno.
• Los errores de captura se reducirán considerablemente. La información ya se encontrará almacenada en el catálogo, por lo que solo se tendrá que seleccionar en el formulario.
• Si quieres añadir más datos, podrás editar el catálogo más no el formulario, lo que evitará los problemas de reedición.

¿Tienes alguna duda sobre la creación de catálogos?

Contactanos a través del chat en línea o formulario de contacto.

Espero que este tutorial te haya sido de utilidad.