Los catálogos son complementos para la creación de formularios; nos ayudan a obtener información de forma ordenada y sencilla. Un catálogo para representantes médicos, entonces, es una herramienta para conocer información sobre las visitas que nuestro personal realiza a los doctores.
En el formulario, los catálogos se verán como barras desplegables, que ofrecerán distintas opciones. Para este ejemplo, realizaremos un catálogo que solicite a nuestros representantes médicos la siguiente información sobre el doctor:
- Zona (estado) en donde se encuentra el hospital
- Hospital donde labora
- Nombre del doctor
Al obtener esta información, el formulario deberá arrojar por defecto los siguientes datos:
- Especialidad
- Número de teléfono
- Número de consultorio
Ahora que sabemos lo que queremos obtener, comencemos a crear nuestro catálogo para representantes médicos.
Pasos para crear un nuevo catálogo
1. Accede a la plataforma de monitoreo con tu usuario y contraseña.
2. En la pantalla principal, dirígete a la barra superior. Ahí, da clic en el botón Formularios.
3. La página te llevará a la sección Administrador de formularios dinámicos. Justo debajo de la barra superior, encontrarás un menú gris con diferentes botones. Selecciona el que dice “Formularios”. Esto desplegará tres opciones; da clic en Catálogos.
4. Ahora irás a la sección Administrador de catálogos. A la derecha del título –sobre la barra verde– encontrarás el botón “Descargar demo”. Da clic en él. Esto iniciará la descarga de un documento en formato “xlsx”, titulado “Demo File”.
Nota: Asegúrate de que tu navegador permita las descargas del sitio; de lo contrario, deberás solucionar esto en la configuración.
5. Una vez que la descarga haya finalizado, abre el archivo.
Diseño del catálogo para representantes médicos
Dentro del archivo de Excel, encontrarás tres hojas. Cada una de ellas funcionará como una base de datos que, al contestar el formulario, te ofrecerá las opciones que hayas configurado.
Antes de iniciar con el diseño, recuerda cambiar el nombre de tu archivo por alguno que puedas identificar posteriormente en la plataforma. Para este ejemplo, usaremos el nombre: “Listado de médicos para visita”.
6. En Primera lista podrás encontrar dos columnas llamadas “id_principal” y “valor”. No cambies estos nombres, ya que servirán para que la plataforma pueda reconocer el archivo como un catálogo.
7. En la columna de “valor” de la primera hoja, añade las zonas que cubren tus representantes médicos.
8. En la columna “id_principal”, enumera la lista a partir de cero, como se muestra en el ejemplo:
9. En la hoja Segunda lista, encontrarás tres columnas: “id_secundario”, “valor” y “id_principal”. En “valor”, enlista todos los hospitales que visitan tus representantes médicos.
10. En la columna “id_secundario”, enumera la lista a partir de cero.
11. En la columna “id_principal”, añade el número que corresponda a la zona donde se encuentra el hospital. Los números se obtienen de la hoja Primera lista.
Por ejemplo, en Primera lista escribimos “Querétaro” y le asignamos el número “1”; por lo tanto, cualquier hospital de Querétaro enlistado en Segunda lista, deberá tener el número “1” en la columna “id_principal”.
12. En la hoja Tercera lista, de igual manera encontrarás tres columnas con los encabezados: “id_terciario”, “valor” y “id_secundario”. En “valor” enlista los nombres de todos los doctores que visitan tus representantes médicos.
13. En la columna “id_terciario”, enumera la lista a partir de cero.
14. En la columna “id_secundario”, añade el número que corresponda al hospital donde labora el doctor. Los números se obtienen de la hoja Segunda lista.
Etiquetas
Los pasos anteriores son suficientes para tener listo un catálogo para representantes médicos, pero podemos también añadir información adicional. Recordemos que, para este ejemplo, buscamos obtener la especialidad del doctor, teléfono y número de consultorio. Datos que, si bien pueden encontrarse mediante una sencilla búsqueda en nuestro navegador, es útil tener registrados en un mismo documento.
Veamos los pasos para añadir esta información a nuestro catálogo:
15. En la hoja Tercera lista de nuestro documento de Excel, utilizaremos las columnas a partir de la D para introducir datos adicionales. En este ejemplo, utilizaremos las columnas D, E y F.
16. En la casilla D1, escribiremos “Especialidad”; en la E1, “Teléfono”; en la F1, “Número de consultorio”.
17. Ahora, en cada columna enlistaremos los datos que correspondan a cada doctor.
¡Eso es todo! Esta información se desplegará en tu formulario, una vez que hayas llenado todos los campos del catálogo.
Sube el catálogo a la plataforma
18. Al terminar el catálogo, verifica que toda la información sea correcta y que la numeración coincida.
19. Antes de guardar el archivo, cambia el nombre de todas las hojas del documento. Recuerda que estos nombres aparecerán en el formulario que verán los representantes médicos.
Para este ejemplo, cambiaremos el nombre de la hoja “Primera lista” por “Zona”; “Segunda lista” por “Hospital” y “Tercera lista” por “Médico”.
20. Guarda el archivo. Si realizaste el catálogo en Google Sheets, dirígete al menú superior en el apartado de archivo y selecciona la opción Descargar > Microsoft Excel. Si estás trabajando directamente desde Excel, sólo necesitas guardarlo.
21. Ahora, vuelve a la plataforma de monitoreo en el navegador. Si se ha cerrado la sesión, deberás ingresar de nuevo con tu usuario y contraseña.
22. Dirígete nuevamente a la sección de Formularios > Catálogos. (Ver pasos 2 y 3)
23. La página te dirigirá al Administrador de catálogos. A la derecha del título –sobre la barra verde– encontrarás tres botones grises. Da clic sobre Subir archivo Excel y selecciona el que acabas de modificar. Da clic en Abrir.
24. Si tu catálogo se ha subido a la plataforma correctamente, verás un recuadro verde en la esquina superior derecha de la pantalla, con el texto: “Catálogo de usuario. Catálogo procesado correctamente”.
Si, en lugar del recuadro verde, aparece uno rojo advirtiendo que algo ha salido mal, es probable que haya algún error con el archivo de Excel. En este caso, vuelve al documento y verifica que todos los datos sean correctos y que no hayas modificado el título de las columnas predeterminadas.
¡Listo! Ahora tienes un nuevo catálogo para agregar a tus formularios.
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