En las últimas semanas has tenido problemas con las entregas de tu muebleria, tus clientes se han contactado contigo porque han recibido sus muebles con defectos; incluso, recibiste una queja donde uno de ellos te explica que recibió su sofá mal emplayado y con manchas de tierra.

Así que decidiste comunicarte con tus repartidores, pero ninguno sabe las condiciones en las que se encontraba la mercancía cuando fue entregada. Mientras tanto, tienes que absorber toda la responsabilidad de la situación y muy probablemente, perdiste un cliente.

¿Te ha tocado vivir una experiencia similar en tu mueblería?

Importancia de crear formularios para entregas de muebles

Realizar formularios para llevar a cabo las labores de reparto puede resultar de gran utilidad, ya que te ayuda a supervisar de mejor manera a tus repartidores, así como tener más control sobre éstas.

De otro modo, si decides no utilizarlos, únicamente te queda confiar en la palabra de tu personal y/o cliente, para responder en caso de que se envíe un artículo dañado; Arriesgando la experiencia con el cliente mismo y la reputación de tu negocio.

Hay diversas herramientas tecnológicas pueden ayudarte y al mismo tiempo ser funcionales para el personal de reparto; precisamente a llevar un registro de información sobre clientes y evidencias fotográficas confiables, además de poder realizar un seguimiento en tiempo real de los repartidores.

Es así como la aplicación Evidence, a través de los formularios dinámicos, ayuda a digitalizar la información que requieras de una manera más práctica y sobre todo, confiable. Todo a través del diseño de un formulario para entregas de mobiliario.

¿Qué datos puedo añadir a mi formulario de entregas?

Crear un formulario para entregas de mobiliario es una tarea sencilla, no requieres de una capacitación personalizada. 

Hay varios aspectos a tener en cuenta para empezar a diseñar el formulario, y en este tutorial te enseñaré como hacerlo.

• Datos Generales: En este apartado, podrás agregar campos como: fecha, hora, nombre del repartidor, así como un catálogo sencillo (¿Quieres aprender a crear un catálogo sencillo para tus actividades de reparto?), el cual deberá contener los datos del cliente; nombre, número de teléfono, artículo a entregar, dirección.
• Ubicación: Servirá para corroborar que tu repartidor en realidad si se encuentra en el punto de la entrega, cabe destacar que este campo, al momento del registro, no se puede alterar.
• Estado del producto (Galería fotográfica): Este punto es útil para tomar evidencia fotográfica de las condiciones en las que el mueble fue entregado al cliente, además de que te ampara en caso de alguna reclamación o devolución de producto.
• Estado del producto (Preguntas): Agrega preguntas con opciones personalizables; ¿El producto se encuentra en buen estado?, ¿el cliente está satisfecho con la entrega?, ¿se aplica devolución? Etc.
• Firma del cliente: Mediante este campo puedes solicitar las firmas de conformidad con el control de firmas digitales. Éstas servirán para dar fe de que se entregó el mueble y el cliente está satisfecho.
• Notas y observaciones: Con una caja de texto, agrega información, en caso de que surja algún inconveniente o situación en particular que no incluya el formulario, en este apartado tu personal de reparto puede añadir la información específica.

Diseño de formulario

Recuerda que éstas encuestas o formularios se diseñan en la plataforma web de Ubiqo y puedes asignarlos a los dispositivos móviles Android (smartphones y tablets) que cuentan con la app Evidence instalada.

Es muy importante que tengas a la mano las preguntas e información a añadir en tu encuesta, para que el diseño de ésta sea de lo más sencillo. 

Para crear una encuesta de customer experience sigue estos pasos:

1. Accede a la plataforma de Monitoreo de Ubiqo con tu usuario y contraseña.

2. Dirígete al panel superior y haz clic en la opción “Formularios”.

3. Ubica la barra superior llamada “Administrador de Formularios Dinámicos” y da clic en “Nuevo”.

A continuación, aparecerá una ventana en la que podrás llenar los campos para generar tu formulario.

Deberás llenar la siguiente información:

1. Nombre del formulario.

2. Descripción del formulario: Puedes añadir una descripción o dejar esta opción en blanco.

3. Marca la casilla de “Autoguardado”. De esta manera los datos que vayas ingresando a tu formulario se guardarán automáticamente.

4. Indica si tus supervisores enviarán el formulario completo por WiFi  marcando la siguiente casilla; de lo contrario, éste se podrá enviar mediante datos móviles.

5. Por último,  da clic en “Crear” y comienza a diseñar tu formulario.

De nuevo se desplegará una ventana con las herramientas para el diseño de tu formulario. En esta ventana podrás colocar todos los campos que quieres que se incluyan. Cabe destacar que los formularios de Evidence se organizan en hojas y puedes ir añadiendo cuantas necesites.

Formulario para entregas de mobiliario: Paso a paso

1. En la primera hoja coloca el título: “DATOS GENERALES”. Aquí añade los controles básicos de fecha y hora. Además de un campo de texto para el nombre del repartidor y otro campo de catálogo para vincular el de los datos de clientes. 

Para colocarlo, en tu hoja añade el control de “Catálogos”,  que puedes encontrar en el panel lateral izquierdo, debajo del grupo de controles básicos. 

Selecciona del desplegable del control, el nombre del archivo de catálogo que cargaste a la plataforma de monitoreo.

2. Para añadir datos como la ubicación, galería fotográfica, deberás añadir una nueva hoja, dando clic en la parte inferior de la ventana de la encuesta, en el botón azul, en el signo de +

3. Una vez añadida la hoja, nuevamente en el panel lateral izquierdo, dirígete a “Control de tipo” y da clic en “Compuesto”.

4. Arrastra el control de “Punto de interés” a la hoja y nombrala “UBICACIÓN DE LA ENTREGA”.

Realiza lo anterior con los demás elementos compuestos que desees añadir. Cabe destacar que, para cada elemento compuesto debes usar una hoja diferente.

No olvides que para añadir el control de galería necesitas establecer el número de fotografías que deseas tomar como evidencia. No te olvides de especificar cuántas de estas serán obligatorias y cuantas serán opcionales.

5. Nuevamente añade una nueva hoja, a la cual llamarás “ESTADO DEL PRODUCTO” en la que podrás agregar las preguntas sobre las condiciones del producto;

¿El producto se encuentra en buen estado?, ¿El cliente está conforme con el producto?, ¿Aplica para devolución?

Para agregarlas al formulario digital, dirígete al listado de controles y cambia el tipo de control de compuesto a básico. Los controles que utilizarás en este apartado serán: “Etiqueta” (éste sirve para incluir textos que no forman parte de preguntas, como instrucciones de llenado), “Texto”, “Opciones” y “Opciones múltiples”, añade cada control con base al tipo de pregunta que requieras.

6. Agrega una nueva hoja y llámala, “FIRMA DEL CLIENTE”. Arrastra el control compuesto de “Firma Digital” y marca como obligatorio.

7. Por último, añade una hoja para “NOTAS Y OBSERVACIONES” En esta selecciona los “controles básicos” y agrega el control de “Caja de texto”

8. Cuando hayas terminado de crear tu formulario, da clic en “siguiente”. A continuación, deberás asignar el formulario a los dispositivos Evidence de tu personal de reparto.

9. Una vez asignado el formulario, da clic en “guardar”.

Mejora las actividades de supervisión y reparto de muebles

El uso de formularios dinámicos para entrega de mobiliario, te serán muy útiles para reconocer los movimientos y tareas que tiene que realizar tu personal de reparto. De esta manera, podrás detectar fallas en los envíos, ofrecer un mejor seguimiento a devoluciones, y tener clientes más satisfechos con el servicio y productos.

Espero que este tutorial te haya sido de gran utilidad.

Gracias por leer.