En nuestro tutorial anterior, hablamos sobre las plantillas en nuestra plataforma de monitoreo. Se trata de una herramienta que permite personalizar la manera en la que se verán los reportes de formularios capturados mediante Evidence. En las plantillas automáticas, es posible añadir colores institucionales y logos. No obstante, esto no es todo lo que ofrece esta herramienta. 

Las plantillas PDF son, por decirlo de alguna forma, una especie de configuración avanzada. Con ellas, podrás modificar muchos más elementos que con las plantillas automáticas. Se trata de una herramienta que te permitirá cambiar incluso la estructura de tus reportes, para que se adapten mejor a las necesidades de tu empresa.

¡Acompáñanos a crear una!

¿Cómo consultar mis plantillas?

1. Inicia sesión en la plataforma de monitoreo de Ubiqo.

2. Una vez dentro, dirígete a la barra superior de la pantalla. Ahí, encontrarás el botón Formularios. Da clic en él. 

3. Esto te llevará a la sección “Administrador de formularios dinámicos”. En la barra superior, da clic sobre la flecha junto a Plantillas, para desplegar más opciones. Selecciona Admin. Plantillas.

4. Esto abrirá una nueva pantalla, titulada “Administrador de plantillas”. En ella, verás enlistados todos los formularios de tu cuenta; ya sea que tú los hayas creado, o te hayan sido heredados. 

Recuerda: no por encontrarse enlistados en esta sección, significa que todos los formularios tienen plantillas creadas. 

Para consultar si un formulario tiene alguna plantilla, identifícalo en el listado. Posteriormente, dirígete al extremo izquierdo de la fila y da clic en el ícono de flecha.

5. Esto abrirá una ventana, donde se muestran las plantillas que tienes. 

Recientemente, se lanzó la versión 2 de las plantillas, que incluye muchas mejoras para facilitar el uso de esta herramienta. Por lo tanto, si alguna vez creaste plantillas con la versión 1, ya no podrás verlas. 

¿Cómo crear una nueva plantilla PDF?

1. Dentro del administrador de plantillas, identifica el formulario del que quieres obtener información.

En el extremo derecho de la fila, verás dos botones: “Configurar plantilla automática” y “Crear nueva plantilla”. Da clic en el segundo. 

2. La plataforma ofrecerá ahora dos opciones: PDF y Excel. Selecciona PDF. 

3. Se abrirá una nueva pestaña, que contiene el editor de plantillas. ¡Es momento de decidir cómo quieres que luzcan tus reportes de formularios!

En la esquina superior izquierda, verás el logo de Ubiqo, seguido del texto “Editor de plantillas”. Debajo de este último, aparece el nombre del formulario al cual se le está creando la nueva plantilla.

4. En seguida, verás algunas pestañas grises. Cada una corresponde a una hoja de tu formulario.

Por default, existe un último recuadro, titulado “Datos adicionales”. Si das clic en la flecha a su derecha, encontrarás opciones como “@alias móvil” o “@usuario Ubiqo”. Esto quiere decir que la plantilla te permite añadir información que tu personal en campo no agregó al formulario de forma manual; por el contrario, la aplicación Evidence captura esta información automáticamente. 

Edita tu plantilla PDF

5. Da clic en la flecha a la derecha de cada pestaña gris, para desplegar los campos que contiene tu formulario. Puedes tomar los campos que quieras y arrastrarlos hacia la derecha, sobre la hoja en blanco del editor. 

Al hacerlo, le estás diciendo a la plataforma que quieres que las respuestas a estos campos aparezcan en tu reporte de formularios. 

6. Para optimizar el proceso, puedes jalar toda una pestaña, sobre la hoja en blanco. De esta manera, todos los campos de esta aparecerán en tu reporte. Muévelos sobre la hoja, de acuerdo a lo que necesites.

También es posible modificar el tamaño de cada campo, para que aparezca más grande o más pequeño en el reporte. 

7. En la siguiente imágen, puedes observar cómo se añadieron los campos “Fecha captura evidencia de entrega” y “@fecha captura evidencia de entrega”. A simple vista, podrías pensar que se trata del mismo campo, ¡pero no es así!. 

• Campo sin “@”: Cuando un campo no contiene el arroba al inicio, quiere decir que el texto aparecerá en tu reporte tal y como se muestra en pantalla. En este caso, “Fecha captura evidencia de entrega” aparecerá tal cual. 
• Campo con “@”: Cuando un campo sí contiene el arroba al inicio, quiere decir que ahí aparecerá la información que tu personal en campo capturó. 

Barra superior del editor

8. En la parte superior de la pantalla, encontrarás una barra con elementos que te permiten modificar el estilo de los textos en tu plantilla PDF. 

Notarás que la interfaz es muy similar a la de otros editores comunes de texto. 

De izquierda a derecha, he aquí un resumen de lo que puedes modificar desde esta barra de herramientas: 

• Tamaño de la hoja: Elige si esta será carta u oficio. 
• Elementos: Añade una línea a tu diseño. Esta te servirá para separar campos o delimitar secciones en la hoja. 
• Caja de texto: Escribe lo que quieras (nombre de la empresa, datos distintivos, etc.) y esto aparecerá en tu reporte. Alínealos como sea necesario. 
• Imágenes: Añade todas las que quieras. Al hacer clic en una imagen que agregaste, la parte superior de la pantalla mostrará nuevos controles. Decide si quieres una imagen con transparencia, centrada o cualquier modificación que requieras. 
• Formato del texto: Aumenta o disminuye el tamaño de letra, cambia el color del texto, utiliza negritas, etc. 
• Encabezado/Pie de página: Permite crear un recuadro gris en la parte superior o inferior de la hoja de edición. Arrastra elementos a estos recuadros, para que formen parte de tu encabezado o pie de página. 

Al crear un encabezado o pie de página, este aparecerá en todas las páginas de tu plantilla. 

• Cuadrícula: Esta aparecerá como una guía para acomodar elementos, mas no aparecerá al momento de imprimir tu reporte de formularios. 
• Agregar/ Quitar hojas: Como el nombre lo indica. 

Consejos para facilitar la creación de tu plantilla PDF

Si cuentas con un formato de reportes previamente creado, puedes añadirlo a tu plantilla. En caso de que no cuentes con uno, puedes crearlo en el editor de tu preferencia y guardarlo como .png o .jpg. 

Guarda esta imagen en la plataforma de monitoreo, siguiendo estos pasos: 

¿Cómo subir imágenes a la plataforma?

1. Inicia sesión en la plataforma de monitoreo de Ubiqo.

2. Una vez dentro, dirígete a la barra superior de la pantalla. Ahí, encontrarás el botón Formularios. Da clic en él. 

3. Esto te llevará a la sección “Administrador de formularios dinámicos”. En la barra superior, da clic sobre la flecha junto a Plantillas, para desplegar más opciones. Selecciona Imágenes.

4. Esto te llevará a la sección “Administrador de imágenes de plantillas PDF”. Ahí, se visualizan todas las imágenes previamente cargadas. 

5. Para añadir una nueva, solo dirígete a la esquina superior derecha de la pantalla y da clic en el botón Subir imagen. ¡Añade todas las que necesites!

Crea una plantilla a partir de una imagen

6. Desde el editor de plantillas, dirígete a la barra superior de la pantalla. Da clic sobre el ícono de Imagen y añade la que acabas de subir a la plataforma. 

7. Coloca la imagen sobre la hoja del editor y mueve los campos, para que se acomoden sobre los espacios que designaste en tu diseño. 

Nota: Al realizar un diseño de plantilla en un editor externo, considera el espacio necesario para las respuestas de cada campo. Por ejemplo, si tu formulario contiene un campo de evidencia fotográfica, debes dejar espacio suficiente para que esta sea legible o se vea bien. 

Para textos largos, considera dejar un espacio de al menos un renglón. 

Guarda tu plantilla PDF

Cuando hayas finalizado la edición y tu plantilla luzca tal y como quieres, dirígete a la esquina superior derecha del editor. Ahí, da clic en “Guardar”. ¡Y listo!

Crear plantillas puede parecer complejo si nunca antes lo has hecho, pero en realidad se trata de un proceso sencillo y muy intuitivo. 

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