La planificación de visitas a clientes es una parte vital del proceso de ventas. Requiere que se consideren varios factores, entre ellos, la ventana de tiempo disponible, los recursos y el personal, para que cada visita sea exitosa. Por todo esto, es necesario un plan de visitas a clientes.

El personal de ventas debe tener un plan organizado con metas específicas a lograr. Dentro de este plan es crucial incluir una distribución de visitas con base en distancia y tiempo, es decir, un cronograma de visitas. El tipo de visita de ventas ayuda a definir el tiempo que cada agente debe dedicarle. Por ejemplo, una visita a clientes para levantamiento de pedido suele ser mucho más rápida que una negociación para abrir una nueva oportunidad comercial.

Cómo organizar un cronograma de visitas a clientes

Antes de que los vendedores comiencen a realizar sus visitas, el coordinador o gerente de ventas debe organizar el cronograma. Primero, es importante definir qué tipo de actividades se van a realizar, por ejemplo: prospección en frío, seguimiento a clientes, levantamiento de pedidos.

Sin importar quién tenga la lista de clientes o prospectos a visitar, cada vendedor o el coordinador, se deben conocer todas para una planificación más sencilla.

Después, lo más óptimo en cuestión de traslados y recursos a utilizar, es dividir la carga de trabajo entre todos los vendedores, de preferencia, por zona. Dependiendo del tamaño del equipo de trabajo y sus habilidades, algunos vendedores serán asignados para visitas de seguimiento y otros, para prospección y demostraciones de producto en las visitas.

Al organizar la carga de trabajo por zona, es posible asignar uno o más vendedores por cada zona en caso de que la carga de trabajo sea muy grande; o bien, si las distancias son muy grandes, tomar esto en cuenta al momento de calcular la cantidad de visitas a realizar por día.

Una vez que se tienen identificadas las visitas a clientes a realizar, se deben definir metas realistas y medibles. Por ejemplo:

• ¿Qué tipo de visitas de ventas se van a llevar a cabo?
• ¿Dónde se van a realizar las visitas?
• ¿Cuántas visitas se van a realizar por zona a la semana?
• ¿Cuánto tiempo se le debe destinar a cada tipo de visita? Por ejemplo, prospección, levantamiento de pedidos, seguimiento, etc.
• ¿Cuál es el medio de transporte que utiliza cada vendedor?
• ¿Qué tipo de información o reporte debe entregar cada agente de ventas?

Una vez que se tiene toda la información, es momento de comenzar a planificar el cronograma de visitas a clientes. Es muy importante hacer esto con antelación o unos días antes.

Importancia de llevar un control de visitas a clientes

¿Qué es un control de visitas a clientes? Se trata de un formato que te ayudará a comprobar que tu personal realiza sus actividades. Hay distintas formas de llevar un control, lo importante es que sea cual sea que prefieras utilizar, éste te permita obtener un reporte de visitas a clientes para la toma de decisiones.

Algunas empresas implementan formatos impresos para este fin, y otras, eligen aplicaciones móviles de trabajo. La diferencia radica en el esfuerzo de oficina posterior, es decir, ¿quién va a transcribir los reportes en papel a digital y en cuánto tiempo?

Idealmente, se espera tener la información sin errores desde el primer intento de captura, pero esto no siempre es así. Las herramientas digitales pueden ayudar a minimizar estos errores y hacer más sencillo el proceso de reportes y administración de personal. Lo importante es elegir el modelo que mejor se adapte a tus necesidades.

De entre los puntos importantes para llevar un control de visitas a clientes, se encuentran los siguientes:

• Horario de llegada y salida
• Motivo de la visita
• ¿Se logró el objetivo?
• ¿Por qué?
• ¿Se acordó una siguiente visita?

Una vez que tienes definido qué necesitas verificar sobre las visitas a clientes, puedes elegir la herramienta que mejor te funcione.

Plantilla de visitas a clientes para llevar un control

Ahora que tienes toda la información sobre las visitas y una idea de qué datos necesitas para un reporte, ¿cómo puedes asignar las visitas a clientes a tu personal? A continuación te mostramos un ejemplo de una tabla de actividades listas para ser asignadas. 

Lo ideal es que tengas un mapa zonificado a la mano, ya sea impreso o digital.

Si defines que cada agente de ventas tiene uno o más roles específicos, aprovecha esta organización para elegir las zonas a atender según el tipo de visita que requieren los clientes en ellas. Otra opción es organizar las visitas según la facilidad de movilidad de cada uno de tus vendedores. Por ejemplo, algunos pueden utilizar el automóvil y otros prefieren hacer citas que puedan realizar a pie o en transporte público.

Lo importante es dividir la cantidad de visitas de manera equilibrada para que puedan cumplir sus metas dentro del tiempo establecido. No olvides tomar en cuenta tiempos estimados de traslado, tráfico en horas pico y la complejidad del asunto a tratar durante la visita a clientes.

Es recomendable que utilices un formato, ya sea digital como una tabla de Excel o un planificador impreso, para organizar las visitas. Puedes comenzar por algo sencillo, por ejemplo:

• Nombre del cliente
• Lugar con dirección completa u ubicación
• Tipo de visita
• Descripción de actividades a realizar
• Referencias
• Vendedor asignado

Si a esta información le sumas los datos que tu personal debe llenar en su reporte, tendrás todo lo que necesitas para una coordinación óptima.

Cómo llevar un control de las visitas

Una vez que tienes tu plan establecido y la distribución de visitas lista, tu personal puede comenzar sus actividades.

Los reportes que te entregan te servirán para evaluar su productividad y si se lograron o no los objetivos. El repetir periódicamente la planificación de visitas a clientes te ayudará a detectar cuáles son los vendedores más eficientes y qué tipo de visitas requieren mayor tiempo y atención por parte de tu personal, entre otros puntos.

Recuerda que puedes mejorar los formatos establecidos, tanto el plan como de los reportes, cuando tengas suficiente información para revisar el rendimiento de las visitas. Además, el dar seguimiento puntual a la experiencia del vendedor en relación a sus visitas a clientes puede ayudarte a preparar mejor los recursos, materiales y capacitaciones necesarias; Todo lo que necesitas saber para que cada uno de tus agentes esté lo mejor preparado posible para lograr sus objetivos.