Podríamos definir la supervisión de personal como un proceso mediante el que se observa, evalúa y dirige a los empleados.
La finalidad de la supervisión dependerá de muchos factores. No todos los espacios de trabajo tienen los mismos problemas. Por ejemplo, un gerente que ha observado conflictos entre sus empleados, buscará la raíz del problema, para generar una solución. Por otro lado, una empresa que detectó robo de insumos necesitará encontrar al culpable.
Quizá el gerente de la primera empresa decida conducir entrevistas uno a uno, para abordar el problema directamente con el personal. La segunda empresa optaría por instalar cámaras de seguridad.
Como ves, no todas las empresas tienen las mismas necesidades de supervisión. Por lo tanto, no aplicarán las mismas técnicas para solucionarlas. En este artículo, exploraremos las ventajas de la supervisión de personal y posibles cursos de acción.
Ventajas de la supervisión de personal
- Mejora del desempeño. La supervisión regular ayuda a identificar áreas de mejora y a proporcionar retroalimentación constructiva. Esto permite a los empleados mejorar continuamente su desempeño.
- Aumento de la productividad. Al supervisar y guiar a los empleados, se asegura que las tareas se realicen de manera eficiente y eficaz. Esto contribuye a un aumento en la productividad general de la organización.
- Administración de recursos. Es posible detectar un uso incorrecto de los recursos de la empresa, como vehículos, herramientas o instalaciones. Tú, como supervisor, deberás encontrar alternativas de administración.
- Resolución de conflictos. La supervisión efectiva permite abordar y resolver problemas o conflictos en el lugar de trabajo de manera oportuna. Esto creará un ambiente laboral más armonioso y colaborativo.
- Mejora de la comunicación. A través de la supervisión de personal, se fomenta una comunicación abierta y honesta entre los empleados y los supervisores. Esto mejora la comprensión de las expectativas, aumenta la moral y fortalece las relaciones laborales.
¿Cómo puedo supervisar a mi personal?
Existen múltiples maneras de supervisar al personal de una empresa. Todo depende de qué quieres lograr con ello.
Mejora del desempeño
Para mejorar el desempeño de tu personal, utiliza herramientas y software de gestión de proyectos. Esto te permitirá realizar un seguimiento del progreso de cada actividad. Podrás identificar qué plazos ya se cumplieron, cuánto tiempo le tomó al empleado completar una actividad y qué recursos se utilizaron.
Esta información te permitirá hacer una estimación para futuras actividades, lo que nos lleva al siguiente punto: aumento de productividad.
Aumento de la productividad
Para aumentar la productividad de tu personal, lo primero es saber qué recursos están utilizando. Para ello también son útiles las herramientas de gestión de proyectos. Si sabes que un empleado tarda x horas en terminar una actividad, sabrás cuánto tiempo tiene disponible para realizar otros proyectos.
Ahora, si se trata de personal que realiza entregas o visitas a clientes, existen herramientas que te permitirán asignar actividades de acuerdo a la ubicación de tu personal. De esta manera, los tiempos de traslado se reducen, lo que ahorra tiempo y combustible.
Un ejemplo de estas herramientas es la aplicación móvil Evidence. Indica la ubicación de tus clientes y la aplicación creará rutas eficientes.
Administración de recursos
Como mencionamos, herramientas como la aplicación móvil Evidence te ayudarán a ahorrar recursos como tiempo y combustible. Con una correcta supervisión de personal, la empresa gastará menos dinero.
Una opción para administrar recursos son los dispositivos de rastreo. Estos se colocan en los vehículos utilitarios, de manera que el supervisor pueda saber en dónde se encuentran sus activos en todo momento.
Esto no quiere decir que debas estar vigilando una pantalla durante todo el día. En realidad, existen herramientas como las alertas automatizadas, que te permitirán recibir notificaciones en momentos específicos. Por ejemplo, si tu personal ingresa a una zona no autorizada, sale de la ciudad o llega con el cliente.
¿Cómo ayuda esto a ahorrar recursos? Simple: si observas que un empleado se detiene durante dos horas en un cine, en horario laboral, será evidente que no está cumpliendo sus funciones. Por lo tanto, está consumiendo tiempo de la empresa. Ante esto, puedes aplicar una sanción, implementar capacitaciones, o tomar cualquier medida que creas conveniente.
Resolución de conflictos
Si detectas problemas en el espacio de trabajo, como discusiones o relaciones tensas, existen soluciones como la retroalimentación de 360°. En este método, los empleados reciben comentarios de colegas, subordinados y supervisores. Esto proporciona una visión completa de su desempeño y áreas de mejora.
Esta metodología requiere cierta intervención por parte del supervisor. Debes asegurarte de que los comentarios sean profesionales y constructivos.
Mejora de la comunicación
Para aplicar cambios a un espacio de trabajo, primero es necesario saber qué se está haciendo mal. Ya mencionamos algunas alternativas para la supervisión de personal. Aplica todas las que creas convenientes y, si es necesario, experimenta con nuevas soluciones.
Lo importante es que, una vez que has identificado qué se está haciendo mal en tu empresa, podrás comunicar un curso de acción a tus empleados. Si demoran mucho con una actividad, indícales cómo ser más eficientes; si desperdician recursos, genera planes de administración; si hay conflicto, busca acuerdos.
“No puedes gestionar lo que no puedes medir, y no puedes medir lo que no puedes describir. La comunicación clara y precisa es el primer paso.”
–Peter Drucker