Anteriormente, ya hablamos de qué son las actividades de Evidence y cómo ayudan a ahorrar recursos en una empresa. En esta ocasión, te mostraremos cómo asignar actividades a tu personal en campo. 

Sigue esta guía paso a paso y descubre lo sencillo que es agilizar tus operaciones. 

Ingresa al panel de actividades

1. Inicia sesión en la plataforma de monitoreo.

2. Una vez dentro, dirígete a la Barra de herramientas, en el lado izquierdo de la pantalla.

3. Ahí, da clic en el botón Asignación Actividades. 

Nota: Si no has contratado Evidence o iniciado tu prueba gratuita, este

 botón no aparecerá.

4. Se abrirá un panel, titulado “Rutas de actividades”. Éste se encuentra dividido en tres secciones: 

• Asignación de actividades
• Visualización de rutas
• Actividades finalizadas

Asignación de actividades

En esta primera sección, encontrarás dos apartados: “Seleccionar dispositivos” y “Seleccionar actividades”. 

Seleccionar dispositivos

5. Verás enlistados todos tus dispositivos Evidence. Elige a cuáles de ellos deseas asignar actividades. 

Importante: Si un dispositivo ya tiene rutas asignadas, no podrás asignarle nuevas.

6. A la derecha de cada dispositivo enlistado, verás dos columnas: “Inicio de ruta” y “Fin de ruta”. En ellas, es posible definir exactamente dónde quieres que comience y termine la ruta. Para ello, sólo debes dar clic en el ícono de bandera y, posteriormente, seleccionar una ubicación en el mapa. 

Si no modificas estas columnas, la plataforma definirá la posición actual del dispositivo como inicio y fin de la ruta. 

7. A la derecha de estas columnas, encontrarás también una opción para modificar el color de la ruta. Esto te será útil para diferenciar las rutas en el mapa.

8. Por último, selecciona un tipo de transporte para el dispositivo. De esta manera, la ruta podrá calcular los tiempos de traslado con mayor eficiencia. 

Seleccionar actividades

Elige qué actividades deseas asignar a tus dispositivos. Puedes utilizar actividades preexistentes, o bien, crear nuevas.

Recuerda que una actividad es la ubicación de un cliente a visitar. A ésta se puede añadir información adicional, referencias y formularios. Para conocer más, consulta nuestro artículo dando clic aquí. 

9. Para crear una nueva actividad, localiza el botón Agregar nueva actividad, en la esquina superior derecha del apartado. Da clic en él. 

10. En el mapa, deberás seleccionar la ubicación del cliente a visitar. Inmediatamente después, verás la actividad aparecer en el listado de actividades preexistentes. 

11. Para introducir información adicional, dirígete a la actividad que deseas modificar. A la derecha, encontrarás el botón Más info. Da clic en él. 

12. En el lado derecho de la pantalla, aparecerá un panel titulado “Detalle de actividad”. Ahí, introduce la información que creas necesaria.

• Título: Es el nombre con que visualizarás la actividad en plataforma. 
• Id interno: Si en tu empresa se acostumbra asignar códigos a los clientes, podrás introducirlos en esta sección. 
• Descripción: Cualquier dato que creas pertinente, como especificaciones de la fachada o recordatorios.
• Formularios: Aquellos que tu personal deberá contestar para que la actividad sea completada. Puedes asignar más de uno; por ejemplo, una prueba de visita y otro formulario en caso de que el cliente no se encuentre. 
• Tag: Podrás asignar el mismo tag a varias actividades, para identificar su contenido. 

Nota: Los tags también pueden utilizarse para filtrar actividades preexistentes.

• Referencia: Similar a la descripción. Añade datos como números telefónicos, nombres, entre otros. 

Al terminar, da clic en Guardar.

13. Cuando hayas terminado de seleccionar tus dispositivos y actividades, da clic en el botón Crear.

Visualización de rutas

La plataforma repartirá las actividades de forma automática. Por ejemplo, si ve que Teléfono 1 está ubicado cerca de Actividad 3 y Actividad 6, es muy probable que esas sean las actividades que le asigne. 

En esta sección, verás una lista con los dispositivos que seleccionaste. Debajo de cada nombre, encontrarás información como la distancia y el tiempo aproximado que tomará la ruta. 

Nota: El tiempo que proporciona la plataforma no toma en cuenta las paradas o visitas al cliente. Únicamente se trata del tiempo de traslado. 

14. En el mapa, podrás visualizar las rutas planeadas por la plataforma. Eres libre de modificar los colores a tu gusto, para mejorar la visibilidad. Estos cambios sólo podrán verse mediante la plataforma de monitoreo; no en el teléfono del personal. 

15. Posteriormente, da clic en Guardar. En la esquina superior derecha de la pantalla, verás una notificación en color verde, indicando que los cambios fueron guardados.

Actividades finalizadas

En este apartado, verás qué actividades fueron realizadas en el primer, quinto y décimo día. Ten en cuenta que la plataforma toma como “primer día” aquel en que las actividades fueron asignadas. 

¿Cómo sabe la plataforma que una actividad ha sido finalizada? Existen dos maneras de marcar el fin de una actividad: 

• Para actividades con formulario

Si el supervisor, al crear la actividad, asignó un formulario para la misma, ésta sólo podrá marcarse como “Finalizada” cuando el formulario sea contestado. 

• Para actividades sin formulario

La aplicación Evidence ofrecerá un botón, que el usuario podrá presionar cuando termine la actividad. 

Capacitaciones y dudas

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