Los formularios son herramientas que nos permiten obtener información sobre las actividades de nuestro personal en campo. Específicamente, un formulario para representantes médicos puede utilizarse para comprobar visitas a doctores o entrega de productos.

Los formularios son configurados por un supervisor desde la plataforma de monitoreo; posteriormente, estos aparecerán en la aplicación Evidence de los dispositivos asignados.

En este artículo, te guiaremos en los pasos para crear un formulario que compruebe las visitas de tus representantes médicos. Ten presente que eres libre de elegir las preguntas y organizar el formulario a tu conveniencia. 

En este ejemplo, crearemos un formulario que solicite al representante médico la siguiente información: 

• Datos del representante médico
• Fecha de la visita
• Hora de la visita
• Información del médico al que se visita
• Fotografía de prueba
• Firma digital del médico

Además, utilizaremos el catálogo que hemos creado previamente en nuestro tutorial de catálogos para representantes médicos. Si no tienes experiencia en la creación de catálogos, te recomendamos consultar el tutorial antes de crear tu formulario.

Pasos para crear un nuevo formulario

1. Accede a la plataforma de monitoreo con tu usuario y contraseña.

2. En la pantalla principal, dirígete a la barra superior. Ahí, da clic en el botón Formularios. 

3. La página te llevará a la sección Administrador de formularios dinámicos. A la derecha de la pantalla, sobre la franja verde, encontrarás el botón “Agregar nuevo formulario”. Da clic en él. 

4. Se te pedirá introducir un título y una descripción para tu formulario. Recuerda que el título podrá verlo la persona que llene el formulario, por lo que es importante elegir un nombre que defina bien el contenido. 

La descripción aparecerá en el Administrador de formularios dinámicos, por lo que únicamente es una guía para que tú, como supervisor, puedas reconocer el formulario.

5. Debajo del título y la descripción, podrás definir los permisos del formulario.

Enviar por Wi-Fi

Indica que un formulario contestado sólo podrá enviarse al supervisor cuando el dispositivo esté conectado a una red Wi-Fi. Mientras no esté conectado, el formulario aparecerá en espera de ser enviado. Esto sirve para evitar el uso innecesario de datos móviles. 

Edición de capturas

Permite al personal en campo editar las imágenes que se enviaron a través del formulario. Si esta opción se activa, un representante médico podría editar la fotografía que subió de la parte exterior de un consultorio.

Validación de capturas

Al marcar esta opción, se evita que los formularios pasen directamente a “aprobados”. Antes de esto, se necesitará que un supervisor valide que el formulario se ha llenado correctamente. 

Autoguardado

Indica que, mientras estás creando un formulario, la página irá guardando los cambios. De esta manera, si llegaras a salir por error, la plataforma podrá proporcionarte los cambios guardados. Se recomienda siempre seleccionar esta opción. 

Una vez que hayas seleccionado los permisos, da clic en Crear.

Diseño del formulario para representantes médicos

Primera hoja

Datos generales

6. La plataforma te mostrará un nuevo panel. Del lado izquierdo, verás el listado de controles; es decir, el tipo de preguntas que puedes realizar al personal que llena el formulario. Para introducir una pregunta al formulario, da clic en el control de tu elección y lo verás aparecer en el lado derecho del panel. 

7. Los formularios se dividen por hojas. De manera predeterminada, el lado derecho del panel tendrá un cuadro de texto donde deberás ingresar el título de la primera hoja. Para este ejemplo, escribe “DATOS GENERALES”.

8. Ahora, en el menú izquierdo, da clic en Etiqueta. Esto la añadirá a tu formulario. Se recomienda que, al inicio de cada hoja, añadas una etiqueta explicando qué tipo de preguntas se encuentran en la hoja; o bien, instrucciones específicas. 

Catálogos y datos de visita

9. En el menú izquierdo, da clic en Catálogo. Con esta opción, podrás añadir catálogos previamente diseñados. 

Si deseas saber más sobre los catálogos y cómo crearlos, consulta nuestro blog dando clic aquí. 

10. El catálogo añadido aparecerá en el lado derecho del panel. En el cuadro de texto “Contenido de etiqueta”, deberemos introducir un nombre para nuestro catálogo. Recuerda que éste aparecerá en el formulario que verá el personal de campo.

Para este ejemplo, introduciremos el título “NOMBRE DEL REPRESENTANTE”.

11. Debajo del cuadro de texto, verás una barra desplegable con la leyenda “Seleccione un catálogo”. Elige “NOMBRES DE REPRESENTANTES MÉDICOS”.

Nota: Este catálogo fue creado en nuestro tutorial sobre armar catálogos para representantes médicos. Si no lo creaste previamente, el catálogo no aparecerá al dar clic en la barra desplegable. 

12. A la derecha, encontrarás la casilla “Obligatorio”. Selecciónala para que tu personal de campo deba contestarla antes de enviar el formulario. De lo contrario, podrían saltar la pregunta. 

Utiliza esta opción para todas las preguntas que creas necesarias. 

13. Una vez que hayas terminado, dirígete al lado izquierdo del panel y selecciona un control del tipo Etiqueta. En él, introduce el texto “VISITA”. 

14. Debajo de la etiqueta, añade controles del tipo Fecha y Hora. Esto permitirá a tus representantes médicos introducir los datos de la visita realizada. Recuerda que en “Contenido de etiqueta” debes añadir los títulos que aparecerán en el formulario.

Nota: Las etiquetas también aparecerán en los reportes que generes del formulario, así que asegúrate de elegir títulos claros. 

15. Posteriormente, introduce un nuevo control de Catálogo. Nómbralo “MÉDICO AL QUE SE VISITA” y selecciona el catálogo “LISTADO DE MÉDICOS PARA VISITA”.

16. Listo. Has completado la primera hoja del formulario de tu formulario para representantes médicos.

Segunda hoja

17. Para añadir una nueva hoja a tu formulario, dirígete a la parte inferior del panel y da clic en el ícono +. Esto te llevará automáticamente a una segunda hoja. 

18. Dirígete al menú izquierdo del panel. En la parte superior de éste, encontrarás el texto “Control de Tipo:”, seguido de una barra desplegable. Selecciónala y da clic en “Compuesto”. Esto te mostrará una nueva lista de controles; es decir, preguntas que puedes añadir a tu formulario. 

La principal diferencia entre los controles básicos y compuestos es que los compuestos deben colocarse cada uno en una hoja distinta. Además, los controles compuestos solicitan información más compleja, como fotografías o documentos. 

19. Selecciona un control del tipo Fotografía. Esto te permitirá solicitar a tus representantes médicos una fotografía que compruebe la visita. 

No olvides nombrar la pregunta en la parte superior de la hoja. 

20. Una vez que hayas terminado, dirígete a la parte inferior del panel y da clic en el símbolo + para crear una nueva hoja.

Tercera hoja

21. Esta nueva hoja tendrá el título “FIRMA DEL MÉDICO”.

22. Añade un control del tipo Firma digital. Esto permitirá que tu representante médico solicite una firma al doctor, con el propósito de comprobar que se efectuó la visita.

Nota: Recuerda que este es un ejemplo, por lo que no es necesario que añadas las mismas preguntas o las ordenes de la misma manera. Organiza tu formulario como creas conveniente para tu propósito.

23. Cuando estés satisfecho con el armado de tu formulario, da clic en Siguiente. 

Guarda tu formulario

24. Esto te llevará al panel Asignación de dispositivos. Elige en qué dispositivos quieres que aparezca tu formulario; es decir, qué colaboradores podrán encontrar este formulario en su aplicación Evidence. 

25. Cuando hayas finalizado, da clic en Guardar.

El panel se cerrará y verás un recuadro verde en la esquina superior derecha de la pantalla. Éste te confirmará que el formulario se creó. 

26. Listo. Podrás encontrar el formulario enlistado en la sección Administrador de formularios dinámicos.