Imagen del documento para crear actividades con Excel

Como ya hemos mencionado en artículos anteriores, nuestra aplicación móvil Evidence permite que los supervisores asignen actividades al personal en campo. 

Una actividad puede definirse como una locación a la que un trabajador debe acudir durante su jornada laboral. Las actividades que el personal ve en su teléfono, pueden incluir una descripción, referencias, tags, formularios y mucho más. 

Existen dos maneras de crear actividades: una a una, desde la plataforma de monitoreo; o bien, mediante Excel.

En este artículo, te guiaremos paso a paso en el proceso para crear actividades con Excel.

Descarga el documento base para crear actividades con Excel

Cuando hablamos de crear actividades con Excel, puede sonar abrumador. La buena noticia es que no tienes nada de qué preocuparte: la plataforma de monitoreo de Ubiqo te proporcionará un archivo base, para que no tengas que empezar de cero. Lo único que deberás hacer es llenar los campos correctamente.

1. Primero, inicia sesión en la plataforma de monitoreo. 

Iniciar sesión

2. Una vez dentro, dirígete a la barra de herramientas, en el lado izquierdo de la pantalla. Ahí, da clic en el botón Asignación de Actividades. 

Botón de Asignación de actividades en la barra de herramientas.

3. Esto abrirá el panel titulado “Rutas de actividades”. Éste se encuentra dividido en tres secciones: asignación de actividades, visualización de rutas y actividades finalizadas. Dirígete al apartado “Seleccionar actividades”.

Apartado de Seleccionar actividades

4. Para crear actividades con Excel, da clic en el botón Descargar XLSX Base, en la parte superior derecha del apartado. 

Una vez descargado, abre el archivo.

Llena el archivo para crear actividades con Excel

Tu ordenador abrirá entonces un documento de Excel, con dos hojas: “Explicación columnas” y “Actividades a cargar”. 

Hojas en el documento para crear actividades con Excel

Nota: Para crear actividades con Excel, deberás tener el programa descargado en tu computadora. Si no lo has descargado, puedes obtenerlo en la página oficial de Microsoft. 

En “Explicación columnas”, encontrarás instrucciones específicas de cómo llenar el archivo. No es necesario que realices ningún cambio en esta hoja.

Documento de Excel para crear actividades

Actividades a cargar

5. Para comenzar a crear actividades, dirígete a la hoja “Actividades a cargar”. 

Documento de Excel para crear actividades

En esta hoja, considera que cada fila corresponde a una actividad. Esto quiere decir que, si colocas información en las filas 2, 3 y 4, estarás creando 3 actividades diferentes. 

Recuerda: Nunca debes eliminar una columna. Si no colocas información en alguna de ellas, solo déjala vacía. 

6. En la columna de “Título”, coloca el nombre con que visualizarás cada actividad en la plataforma. 

7. En “Descripción”, añade cualquier dato que creas pertinente, como especificaciones de la fachada o recordatorios.

8. Las siguientes seis columnas, desde “Dirección” hasta “Longitud”, sirven para definir la ubicación de la actividad. 

Si ésta se encuentra dentro de México, lo ideal es llenar todas las columnas. Por otro lado, si la locación es en cualquier otro país, recomendamos utilizar las columnas de “Latitud” y “Longitud”, ya que la nomenclatura para direcciones es distinta.

Si no se llenan estos dos últimos campos, el sistema podría no reconocer la dirección.

9. Si en tu empresa se acostumbra asignar códigos a los clientes, introdúcelos en la columna “id interno”.

10. También es posible elegir aquellos formularios que tu personal deberá contestar para que la actividad sea completada. Puedes asignar más de uno; por ejemplo, una prueba de visita y otro formulario en caso de que el cliente no se encuentre. 

Esto se hace desde la columna “id formularios”. En ella, coloca todos los números de id que desees, separados siempre por una coma.

¿Cómo obtener el id de un formulario?

a. Para obtener el id de un formulario, ve a la plataforma de monitoreo de Ubiqo.

b. Da clic en el botón Formularios, que se encuentra en la barra superior de la pantalla. Esto te llevará a la sección “Administrador de formularios dinámicos”.

c. Ahí, verás una tabla con todos los formularios que has creado. La primera columna contiene los id’s. Sólo debes copiar y pegar el que hayas elegido.

Completa las información en el archivo Excel

11. De vuelta en el documento de Excel, tenemos la columna “Usuario administrador”. Ahí, introduce el nombre de usuario del supervisor.

Nota: Recuerda que tu nombre de usuario es el que utilizas para acceder a la plataforma de monitoreo.

12. En la columna de “tag”, puedes colocar palabras clave que te ayuden a identificar el contenido de la actividad. Recuerda siempre separar las palabras por una coma y nunca incluir caracteres especiales.

13. La columna “Id perfil carga de valores default” no debe llenarse, pero tampoco se elimina. Sólo deja la columna en blanco.

Se trata de una columna que se habilitará más adelante.

14. En la columna “Alias móvil”, indica a quién le quieres asignar la actividad. Coloca el nombre del teléfono, tal cual aparece en plataforma.

15. En “Referencia”, añade datos como números telefónicos, nombres, entre otros. Para agregar más de una referencia, puedes añadir nuevas columnas a la derecha de la preexistente.

16. Cuando hayas colocado toda la información necesaria, guarda el documento. Puedes guardarlo con el nombre que quieras.

Sube el documento a la plataforma

17. Ahora, en la plataforma de monitoreo, regresa al apartado “Seleccionar actividades”, dentro del panel “Rutas de actividades”.

Apartado "Seleccionar actividades" dentro de la plataforma de monitoreo.

18. Para cargar las actividades que creaste con Excel, da clic en el botón Importar XLSX Actividades, en la parte superior derecha del apartado. Carga el archivo que acabas de crear.

19. Para confirmar que la carga se realizó correctamente, verás una notificación de color verde, en la esquina superior derecha de la pantalla. 

La plataforma te indicará si hubo algún error al subir el archivo.

¡Listo! Ahora sabes cómo crear actividades con Excel.

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